Achitări

Suma propusă e tot ce s-a lucrat și nu s-a achitat; pentru un pacient cu plan de plată — cea mai veche rată. „Data” e ziua în care au intrat banii, nu ziua în care îi tastați: o încasare de ieri se trece cu data de ieri, altfel închiderea zilei și borderoul nu se mai potrivesc cu sertarul.

După salvare, fereastra „Achitare înregistrată” arată „Achitat acum”, ce a acoperit plata („Acoperă”), ce a trecut în avans și „Rest de achitat”.

Aceeași fereastră se deschide și din:

• Achitări → „Încasare fără programare” (căutați pacientul în „Caută”);
• lista „La recepție — de achitat” — vedeți Cum încasez de la cine tocmai a terminat;
• fila „Datorii” → „Încasează” pe rândul unei rate;
• fișă, fila „Plăți”: „Înregistrează achitare” la „Istoric achitări”, sau „Încasează” pe rândul unei lucrări din „Servicii prestate”.

Câmpurile „Medic”, „Serviciu” și „Notiță” sunt opționale; medicul ales contează în rapoartele pe medic și la comisioane.

Lista arată pacienții cu proceduri finalizate și încă neachitate, cel mai recent terminat primul, cu lucrările și suma de achitat. Se văd primii opt. Lista apare doar dacă aveți dreptul „Înregistrează încasări” și există ceva de încasat.

Din fișa pacientului: fila „Plăți” → „Istoric achitări” → „Chitanță” pe rând. O rată achitată are butonul ei „Chitanță” în planul de plată.

Chitanța poartă numărul ei (coloana „Chitanța” din listă), pentru ce s-a plătit și cât mai are pacientul de achitat. Dacă nu se deschide nimic, permiteți ferestrele pop-up pentru aplicație.

„Ce achită” listează ratele din planurile de plată și procedurile finalizate neachitate, cele mai vechi primele. Aplicația repartizează singură suma până când modificați ceva de mână. Bara de sus arată „Alocat … din …”.

O rată marcată „🔒 se achită după …” e blocată: ratele unui plan se achită în ordine.

Ce depășește datoriile apare ca „surplus → avans” și rămâne în contul pacientului.

Dacă apare „Lista de mai jos e incompletă”, ratele sau procedurile nu s-au încărcat: nu salvați până nu redeschideți fereastra.

Dacă scrie „Mai sunt de repartizat” sau „Părțile depășesc încasarea”, corectați sumele. O plată mixtă are cel puțin două metode cu sumă.

De ce contează: închiderea zilei numără în sertar doar partea în numerar. O plată mixtă trecută toată pe numerar ar cere în sertar bani care au intrat pe card.

O rată aflată după o rată neachitată nu se poate încasa până nu se achită cea dinainte. Ratele cu termen depășit se încasează și din Achitări → „Datorii” → „Încasează”.

Câmpul apare doar când pacientul are avans. Suma din avans se adaugă la ce plătește acum și stinge datoriile repartizate. Avansul se vede în fișă, fila „Plăți”, pe plăcuța „Avans”.

Pentru cineva care vine o singură dată, de exemplu la o consultație. Dacă pacientul are fișă, căutați-l în „Caută” (nume sau telefon), ca plata să stingă datoriile lui.

Câmpul „Achitat de” apare doar dacă fișa are o persoană legată bifată ca plătitor (de exemplu un părinte). Implicit e „Pacientul”.

Fereastra „Închiderea zilei” arată „Încasat în aplicație”, pe metode. Numărați doar numerarul — cardul și transferul nu trec prin sertar. Aplicația spune „Casa se potrivește”, „Surplus în casă” sau „Lipsă în casă”.

După închidere, butonul devine „Închisă” sau „Închisă · +/− suma”. O zi se poate renumăra: o nouă închidere o înlocuiește pe cea dinainte.

Se tipărește raportul zilei pe operator, cu toate încasările ei, indiferent de filtrele de pe ecran. Dacă perioada aleasă are mai multe zile, borderoul e al zilei de azi.

O încasare nu se șterge, se stornează: lângă ea apare o înregistrare negativă, iar amândouă rămân în istoric, cu cine a făcut-o și de ce. Procedurile și ratele achitate din acea sumă redevin neachitate, iar avansul folosit se întoarce pacientului. Rândul inițial primește eticheta „stornat”, cel nou — „stornare”.

Stornată din greșeală? Apăsați „Restabilește” pe rândul marcat „stornat” (în Achitări sau în fișă, la „Istoric achitări”): încasarea revine exact cum era.

La „Interval” alegeți „De la” și „până la”. „Resetează” scoate filtrele. Lista „Operațiuni” arată și stornările; la multe rânduri, „Încarcă următoarele” aduce restul.

Deasupra listei, plăcuțele „Numerar”, „Card”, „Transfer” dau totalurile perioadei. Când perioada are mai multe zile, apare și tabelul „Pe zile”: cât a intrat în fiecare zi, pe metode.

Un medic fără dreptul de a vedea finanțele tuturor medicilor vede încasările lucrărilor lui; dacă vede doar pacienții lui, vede în plus doar încasările fără medic ale pacienților lui — nu și pe ale pacienților altor medici.

Fișierul se deschide în Excel și cuprinde toate încasările perioadei cu filtrele alese, inclusiv stornările, cu un rând de TOTAL. Pentru lista pe operator și pe ghid, vedeți și Rapoarte → Casa.

„Datorii scadente” arată telefonul, suma restantă, „Întârziere” în zile și „Ultimul apel”. Antetul spune câte rate sunt cu termen depășit și câte sunt necontactate.

„Proceduri finalizate neachitate” — lucrări făcute pentru care n-au intrat banii. Pacienții cu plan de plată sunt urmăriți prin plan, nu aici.

Pentru vechimea datoriilor (0–30, 31–60, 61–90, peste 90 de zile) vedeți Rapoarte → Datorii.

Rezultatele: „A promis că plătește”, „A cerut amânare”, „Nu a răspuns”, „Refuză să plătească”. „Detalii (opțional)” păstrează ce s-a vorbit. Lăsați data goală dacă nu mai e nevoie de urmărire.

În ziua stabilită, rândul se evidențiază ca fiind de sunat. Fereastra arată și „Apeluri anterioare”, ca oricine preia telefonul să știe ce s-a vorbit.

Sub plăcuțe, casetele „Rate neachitate” (roșie când o rată a trecut de termen) și „Servicii prestate, neachitate” spun din ce e făcut restul.

Extrasul arată, în ordinea zilelor, ce s-a lucrat, ce s-a achitat și ce a rămas. Dacă nu se deschide nimic, permiteți ferestrele pop-up pentru aplicație.

Fiecare buton arată câte rânduri are grupa și suma lor. Rândul apare doar când pacientul are servicii din cel puțin două grupe. Grupa e categoria serviciului din catalogul clinicii.

Fereastra arată și de unde vine fiecare sumă din avans. Motivul rămâne în istoric. Corecția cere dreptul „Înregistrează încasări”.

Alte porniri:

• din fila „Tratament”, butonul „Rate” de lângă un plan acceptat;
• din „Servicii prestate”, „Creează plan” pe o singură lucrare;
• din fereastra de încasare, „Nu poate achita acum — fac un plan de plată” (sau „Pune pe rate ce ai bifat”).

Dacă clinica are șabloane, le găsiți la „Șabloanele clinicii”. Opțional: „Reducere pentru plata integrală (%)”.

„Să scape mai repede” plătește ratele următoare, în ordine. „Rate mai mici” împarte suma peste toate ratele rămase.

Pacientul pleacă cu lista ratelor și datele lor pe hârtie. Tipărirea se notează în jurnalul de acces al fișei.

Totalul planului urmează întotdeauna suma ratelor.

• „Marchează achitat” închide planul; „Redeschide” îl deschide din nou.
• „Anulează planul” scoate planul și ratele lui din datorie, cu un motiv. Încasările deja făcute rămân neatinse.
• „Încasări pe acest plan” arată banii predați efectiv, nu cum s-au repartizat pe rate.

O rată ștearsă se poate restaura din Jurnal → Șterse.

Reducerea se aplică pe prețurile procedurilor, nu ca o linie separată. Nicio procedură nu coboară sub cât s-a achitat deja pe ea — fereastra „Reducere aplicată” le arată pe cele „Oprite la suma deja achitată”.

Aici intră chiria, utilitățile, salariile plătite din casă — ca profitul din Economie și de pe tabloul de bord să fie corect. Materialele cumpărate nu se trec aici: se numără din recepțiile de stoc.

Cheltuielile care se repetă lunar (chiria, contabilitatea) se trec o singură dată ca „Cheltuieli fixe lunare” — vedeți Economie → Buget.

O cheltuială ștearsă iese din profit și pierdere, din buget și din calendarul de plăți al lunii. Se poate restaura din Jurnal → Șterse. „CSV” descarcă cheltuielile lunii pentru Excel.

Nimic datat înaintea zilei alese (sau mai vechi de atâtea zile) nu mai poate fi modificat: încasări și stornări, închiderea zilei, cheltuieli, facturi de la furnizori. Încasările noi, de azi, rămân permise.

Cine are dreptul „Modifică perioade financiare închise” trece peste blocaj. Ceilalți primesc un mesaj că perioada e închisă.