DentFlow Ghid Cont demo

Setări

Configurarea clinicii — echipa și drepturile, tarifarul, programul, mesajele către pacienți, portalul, datele personale și aspectul aplicației.

Pentru: manager

Echipa

Cum adaug un coleg

  1. Deschideți Setări → Echipă → Membri și apăsați „Membru”.
  2. Completați „Nume”, „Rol *”, „Specialitate”, „Telefon” și „Email”.
  3. Verificați bifa „Apare în calendar și în listele de medici”.
  4. Completați „Începe”, „Termină”, „Pauză de la” și „Pauză până la”.
  5. Apăsați „Salvează”.
Mai mult

Butonul „Membru” cere dreptul „Editează fișele de personal”.

Pe adresa de la „Email” colegul își va face contul de acces — vedeți Cum îi fac colegului cont de acces.

Bifa „Apare în calendar și în listele de medici” se potrivește singură după rol: bifată pentru medici, debifată pentru recepție și celelalte roluri. Cine nu o are nu apare la alegerea medicului: la programări, în fișă, la plăți, la laborator și în imagistică.

Fereastra mai are datele de personal: „Funcția”, „IDNP”, „Adresa de domiciliu”, „Salariul lunar de bază”, „Zile de concediu pe an” (gol = norma clinicii), „Categoria de calificare” și „Culoare în calendar”.

Cum îi fac colegului cont de acces

  1. Deschideți Setări → Echipă → Membri.
  2. Pe rândul colegului apăsați „Creează cont” (e lângă dumneavoastră) sau „Invită” (îi trimiteți un link).
  3. La „Creează cont”, dați-i parola afișată și apăsați „Am notat parola”.
Mai mult

Aveți nevoie de dreptul „Gestionează utilizatori”, iar colegul trebuie să aibă adresa de email completată.

  • „Creează cont” arată parola o singură dată. „Copiază” o copiază.
  • „Invită” face un link din care colegul își alege singur parola. Linkul merge o singură dată și expiră.
  • „Conturi lipsă” (deasupra tabelului) face conturi pentru toți membrii activi care nu au încă unul. E util la deschiderea clinicii.

Colegul își schimbă apoi parola din „Contul meu”.

Cum îi fac unui coleg o parolă nouă

  1. Deschideți Setări → Echipă → Membri.
  2. Pe rândul colegului apăsați „Parolă nouă”.
  3. Confirmați cu „Generează parolă nouă” și dați-i parola afișată.
Mai mult

Parola veche nu mai funcționează, iar sesiunile deschise cu ea se închid. Parola nouă se arată o singură dată. Cere dreptul „Gestionează utilizatori”.

Aplicația nu are „am uitat parola” prin email, intenționat: cine are acces la căsuța de email a cuiva n-ar trebui să poată intra în fișele pacienților.

Cum îi opresc accesul unui coleg

  1. Deschideți Setări → Echipă → Membri.
  2. Pe rândul colegului apăsați „Revocă”.
  3. Confirmați cu „Revocă accesul”.
Mai mult

Colegul nu mai poate intra în aplicație. Fișa lui de angajat și tot istoricul rămân. Cere dreptul „Gestionează utilizatori”.

Dacă pleacă din clinică, retrageți-l și din echipă: Cum retrag un coleg care pleacă.

Cum retrag un coleg care pleacă

  1. Deschideți Setări → Echipă → Membri.
  2. Pe rândul lui apăsați „Mai multe” → „Retrage din echipă”.
  3. Confirmați.
Mai mult

Un coleg nu se șterge niciodată: programările și încasările lui trecute trebuie să arate în continuare cine le-a făcut. Retras, nu mai apare în calendar și în liste, dar rămâne în istoric.

Aplicația refuză retragerea dacă medicul are programări viitoare (mutați-le întâi la alt medic) sau dacă este ultimul administrator.

Dacă revine: „Mai multe” → „Reactivează”.

Cum schimb ordinea medicilor în calendar

  1. Deschideți Setări → Echipă → Membri.
  2. Trageți rândul colegului mai sus sau mai jos, sau apăsați „Mai multe” → „Mută mai sus” / „Mută mai jos”.
Mai mult

Ordinea rândurilor din listă este ordinea coloanelor din calendar și a listelor de medici. Din calendar se poate muta și direct: Cum schimb ordinea coloanelor.

Cum îi dau unui singur coleg un drept în plus

  1. Deschideți Setări → Echipă → Roluri & permisiuni.
  2. La „Oameni”, căutați colegul și apăsați „Modifică”.
  3. La „Excepții”, apăsați pe drept până ajunge „acordat” (sau „refuzat”).
  4. Apăsați „Salvează”.
Mai mult

La „Roluri”, în aceeași fereastră, puteți bifa unul sau mai multe roluri. Fără niciun rol bifat, colegul primește drepturile implicite ale funcției lui.

O excepție trece prin trei stări: neatins → acordat → refuzat. Un refuz bate orice rol.

Cum schimb ce poate face un rol

  1. Deschideți Setări → Echipă → Roluri & permisiuni.
  2. Pentru un rol de sistem, apăsați „Copiază rolul” și dați-i un nume.
  3. Pe copie apăsați „Editează”.
  4. Bifați sau debifați permisiunile.
  5. Apăsați „Salvează”.
Mai mult

Pagina cere dreptul „Gestionează roluri & permisiuni”.

Rolurile cu eticheta „sistem” au butonul „Vezi”: permisiunile lor nu se schimbă, pentru că aplicația le reface la fiecare actualizare. Le puteți doar redenumi („Redenumește rolul”) — se schimbă numai cum apare pe ecran.

Un rol copiat nu primește singur permisiunile apărute în aplicație după copiere. Când există așa ceva, rolul are un semn galben; la editare alegeți „Adaugă-le” sau „Nu le adăuga”.

Cum fac un rol nou de la zero

  1. În Setări → Echipă → Roluri & permisiuni apăsați „Rol”.
  2. Completați „Nume” și „Descriere”.
  3. Apăsați „Creează”.
  4. Pe rolul nou apăsați „Editează”, bifați permisiunile și „Salvează”.
Mai mult

Rolul pornește fără nicio permisiune. De cele mai multe ori e mai simplu să copiați un rol de sistem: Cum schimb ce poate face un rol.

Cum închid sesiunile unui coleg sau îi resetez doi pași

  1. În Setări → Echipă → Roluri & permisiuni, la „Oameni”, apăsați „Modifică” pe colegul respectiv.
  2. La „Sesiuni și autentificări” apăsați „Închide toate sesiunile”.
  3. Dacă și-a pierdut telefonul, apăsați „Resetează doi pași”.
Mai mult

Ambele cer dreptul „Gestionează utilizatori”. După „Resetează doi pași”, colegul își configurează din nou verificarea la următoarea intrare.

Ce fac când clopoțelul arată „Securitate: …”

  1. Citiți alerta: spune cine, de unde și ce s-a întâmplat.
  2. Întrebați persoana dacă a fost chiar ea.
  3. Dacă nu: faceți-i o parolă nouă și închideți-i sesiunile.
  4. Dacă alerta e despre un drept dat, retrageți-l din Setări → Echipă → Roluri & permisiuni.
Mai mult

Alertele ajung doar la cine poate administra rolurile. Aplicația verifică la câteva minute semnele unui acces neautorizat:

  • multe parole greșite pe un cont, sau de la aceeași adresă pe mai multe conturi;
  • o intrare reușită după mai multe parole greșite;
  • o intrare cu un cod de rezervă în locul codului de pe telefon;
  • fișele multor pacienți deschise, sau exportate, tipărite ori trimise prin link, într-o singură oră;
  • dreptul de a schimba permisiunile sau de a gestiona utilizatorii, dat cuiva.

Ce a deschis persoana arată jurnalul de acces din fiecare fișă.

Cum stabilesc concediul și norma pentru angajați

  1. Deschideți Setări → Echipă → Concedii și documente.
  2. Completați „Zile de concediu pe an”, „Norma zilnică, în ore” și „Sporul orelor suplimentare”.
  3. Alegeți cu câte zile înainte se anunță documentele care expiră.
  4. Apăsați „Salvează setările”.
Mai mult

Pagina există când clinica are modulul de personal și cere dreptul „Editează fișele de personal”.

  • „Zile de concediu pe an” este norma clinicii; pe fișa fiecăruia se poate pune alta.
  • Peste „Norma zilnică, în ore” încep orele suplimentare; norma se tipărește pe contract.
  • „Sporul orelor suplimentare” se scrie ca multiplu al tarifului orar, de exemplu 1,5 sau 2.
  • „Felurile de documente de personal”: scrieți la „Fel nou” (de exemplu „Autorizație de radioprotecție”) și apăsați „Adaugă”. Un fel scos din listă rămâne pe documentele deja puse la dosar.

Servicii și tarifar

Cum adaug sau schimb un serviciu

  1. Deschideți Setări → Servicii → Servicii.
  2. Apăsați „Serviciu” pentru unul nou sau „Editează” pe rând.
  3. Completați „Denumire”, „Durată”, „Preț” și „Categorie”.
  4. Alegeți „Culoare (apare pe calendar)”.
  5. Apăsați „Salvează”.
Mai mult

Pagina cere și „Vede secțiunea financiară”, iar modificările cer „Modifică setările”.

Prețul și durata din tarifar sunt doar propuse; pe fiecare programare se pot schimba.

Câmpuri opționale:

  • „Tratează diagnosticele” — planul de tratament propune serviciul pentru aceste diagnostice;
  • „Model de vizită (fișa 043/e)” — modelul care completează fișa când procedura e bifată la scaun;
  • „Acord cerut înainte de procedură”;
  • „Trimite instrucțiuni post-procedură”;
  • „Acesta e serviciul de igienizare” — de la el se numără reminderul de igienizare;
  • „Rubrica 039-1/e”, „Coloana 039-1/e (registrul lunar)” și „UCM (unități convenționale)” — unde se numără serviciul în dările de seamă.

Cum retrag sau reactivez un serviciu

  1. Deschideți Setări → Servicii → Servicii.
  2. Pe rândul serviciului apăsați „Retrage”.
Mai mult

Un serviciu nu se șterge. Retras, dispare din lista de programare; programările vechi îl păstrează. Pe rând apare eticheta „retras”, iar „Reactivează” îl aduce înapoi.

Cum organizez serviciile pe grupe

  1. În Setări → Servicii → Servicii apăsați „Grupă” (plusul de la capătul filelor).
  2. Scrieți „Numele grupei” și apăsați „Adaugă grupa”.
  3. Puneți serviciile în grupă din „Editează” → „Categorie”.
Mai mult

Filele de deasupra tabelului sunt grupele; „Toate” arată tot tarifarul. Cu o grupă deschisă:

  • „Redenumește” mută toate serviciile ei sub noul nume, dintr-odată;
  • „Șterge grupa” lasă serviciile fără grupă. Serviciile nu se șterg.

Cum scriu un model de vizită

  1. Deschideți Setări → Servicii → Modele vizită.
  2. Apăsați „Model” pentru unul nou sau „Editează”.
  3. Completați „Denumire”, „Tip vizită”, „Diagnostic (# = dinte)” și textele fișei.
  4. La „Proceduri propuse” apăsați „+ Adaugă o procedură din tarifar”.
  5. Apăsați „Salvează”.
Mai mult

Modelele precompletează fișa 043/e pe diagnostic. În text, # devine numărul dintelui. Când medicul bifează serviciul la scaun, textele modelului lui implicit vin singure. Un serviciu are un singur „Model implicit”.

Prețul procedurilor se ia din tarifar, nu se salvează pe model. Clinicile noi primesc un set de pornire, pe care un medic trebuie să-l verifice. Un model nu se șterge, ci se retrage; „Arată retrase” le afișează.

Cum adaug o rețetă-tip

  1. Deschideți Setări → Servicii → Rețete-tip.
  2. Apăsați „Rețetă-tip”.
  3. Completați „Nume” (de exemplu „După extracție”), apoi „Medicament”, „Doza”, „Ritmul” și „Cât timp”.
  4. Pentru încă un medicament apăsați „Încă un medicament”.
  5. Apăsați „Salvează”.
Mai mult

La „Rețetă nouă”, medicul alege rețeta-tip dintr-o listă și o poate schimba înainte s-o emită. Rețetele deja emise dintr-o rețetă-tip nu se schimbă când o modificați sau o ștergeți.

Cum schimb problemele propuse la un dinte

  1. Deschideți Setări → Servicii → Catalogul fișei dentare.
  2. Adăugați, redenumiți sau ascundeți elementele dintr-o grupă.
  3. Apăsați „Fixează în primul rând” pe cele folosite des.
  4. Apăsați „Salvează catalogul”.
Mai mult

Catalogul ține problemele și tratamentele propuse la un dinte, pe grupe. Ce ascundeți nu mai este propus, dar rămâne pe dinții care îl au deja; „Arată din nou” îl readuce. „Grupă nouă” face o grupă, iar „Mută mai sus” / „Mută mai jos” le ordonează.

Programul clinicii

Cum adaug o zi închisă (sărbătoare)

  1. Deschideți Setări → Clinică → Program.
  2. La „Zile închise” alegeți data.
  3. Scrieți „Motivul (ex. Anul Nou)”.
  4. Apăsați „Adaugă”.
Mai mult

Cu „Anul anterior” și „Anul următor” vedeți alți ani.

O zi închisă nu se scade din concediul nimănui, nu intră în norma lunii și apare „liber” în pontaj.

Cum schimb programul clinicii

  1. Deschideți Setări → Clinică → Program.
  2. La „Program” bifați „Zile lucrătoare”.
  3. Alegeți „Deschidere” și „Închidere”.
  4. Apăsați „Salvează setările”.
Mai mult

Acesta este intervalul pe care îl propune calendarul. Zilele nebifate sunt „închis”.

Pentru o zi cu alt program (de exemplu o sâmbătă scurtă), pentru pasul grilei, durata implicită și motivele de anulare, folosiți „Regulile calendarului” de pe aceeași pagină: Cum schimb regulile calendarului clinicii.

Datele clinicii

Cum schimb datele clinicii

  1. Deschideți Setări → Clinică → Detalii.
  2. La „Datele clinicii” completați „Denumire”, „Telefon”, „Email”, „Cod fiscal” și „Adresă”.
  3. La „Date juridice” completați „Denumirea juridică”, „Nr. licenței”, „Director” și, dacă e cazul, „Reprezentant legal”.
  4. Apăsați „Salvează setările”.
Mai mult

„Datele clinicii” apar pe documente, în remindere și în antetul aplicației. „Date juridice” ajung în contracte, consimțăminte și în nota de informare privind datele personale. Un câmp gol lasă pe document un rând de completat de mână.

„Monedă” și „Abonament” sunt „Din contractul clinicii”. Vedeți și Ce se cere echipei DentFlow.

Cum încarc sigla și ștampila

  1. Deschideți Setări → Clinică → Detalii.
  2. Apăsați „Încarcă sigla” și alegeți fișierul.
  3. Pentru rapoartele radiologice apăsați „Încarcă ștampila”.
Mai mult

Sigla: PNG, JPEG, WEBP sau SVG, cel mult 2 MB; apare în antetul aplicației. Ștampila: PNG sau JPEG, cel mult 2 MB; se tipărește pe rapoartele radiologice. Fișierele se încarcă imediat, fără „Salvează”. „Schimbă sigla” / „Schimbă ștampila” le înlocuiesc.

Cum completez ce apare pe chitanță

  1. Deschideți Setări → Clinică → Facturare.
  2. La „Chitanță” completați „IBAN”, „Banca” și „Text de subsol”.
  3. Apăsați „Salvează setările”.
Mai mult

Pagina cere și dreptul „Vede încasările”. IBAN-ul e pentru pacienții care plătesc prin transfer. „Text de subsol” gol înseamnă textul implicit.

Cum schimb seria chitanțelor

  1. Deschideți Setări → Clinică → Facturare.
  2. La „Numerotarea chitanțelor” scrieți seria (litere și cifre).
  3. Apăsați „Salvează seria”.
Mai mult

Fiecare încasare primește seria și următorul număr din ea: CH 000001, CH 000002… Gol înseamnă „CH”. O serie nouă începe de la 1; dacă reveniți la o serie veche, numerotarea continuă de unde a rămas.

Cum schimb categoriile de cheltuieli

  1. Deschideți Setări → Clinică → Facturare.
  2. La „Categoriile de cheltuieli” scrieți câte o categorie pe rând.
  3. Apăsați „Salvează categoriile”.
Mai mult

O categorie scoasă din listă rămâne pe cheltuielile deja înregistrate. Lista golită revine la cea implicită (Chirie, Utilități, Salarii, Materiale…).

Cum adaug o filială

  1. Deschideți Setări → Clinică → Filiale.
  2. Apăsați „Filială”.
  3. Completați „Nume”, „Adresă” și „Telefon”.
  4. Apăsați „Adaugă”.
Mai mult

Pagina cere dreptul „Gestionează filiale”. Lucrați într-o singură locație? Nu aveți nevoie de filiale.

O filială cu echipă sau cu programări nu poate fi dezactivată până nu le mutați în altă parte. Tabelul arată câți colegi și câți pacienți are fiecare filială.

Cum limitez un coleg la filiala lui

  1. Deschideți Setări → Echipă → Roluri & permisiuni.
  2. La „Oameni”, căutați colegul și apăsați „Modifică”.
  3. La „Filiale”, bifați filiala (sau filialele) lui.
  4. Apăsați „Salvează”.
Mai mult

Nimic bifat înseamnă acces la toate filialele, ca până acum.

Un coleg limitat vede și scrie doar ce ține de filialele lui: programările lor (o programare ține de filiala medicului ei), încasările lor, cheltuielile lor, depozitul filialei și cabinetele colegilor de acolo. Pacienții îi vede pe cei programați sau înregistrați la filialele lui, plus pe cei care nu țin încă de nicio filială. Nu poate programa la altă filială.

Închiderea zilei, depozitul central, rapoartele și „Economie” adună toată clinica, deci un coleg limitat nu le are. Panoul de start îi arată doar cifrele filialelor lui.

Cum aleg limba implicită a clinicii

  1. Deschideți Setări → Clinică → Limbi.
  2. Apăsați „Fă implicită” la limba dorită.
Mai mult

Limba implicită este cea cu care pornește aplicația. Fiecare persoană își alege apoi limba din „Contul meu”. Setul de limbi îl stabilește platforma.

Cum văd câte SMS-uri am trimis și cât spațiu ocupăm

  1. Deschideți Setări → Clinică → Consum.
  2. Citiți „Mesaje trimise” (pe lună și pe canal) și „Spațiul din depozit”.
Mai mult

Pagina cere și „Vede secțiunea financiară”. Un SMS lung pleacă în mai multe bucăți, iar costul se facturează pe bucată.

Spațiul se măsoară în fiecare noapte; „Măsoară acum” îl măsoară imediat. La „Anunță clinica peste (GB)” puneți un prag: peste el, clinica primește o notificare, cel mult o dată pe săptămână.

Notificări către pacienți

Cum pornesc reminderele prin SMS

  1. Deschideți Setări → Notificări.
  2. La „Canale” bifați „SMS”.
  3. La „Remindere” alegeți „Cu câte ore înainte”, bifați „Trimite SMS-uri” și apăsați „Salvează setările”.
  4. La „Reguli” bifați mesajele dorite.
  5. Apăsați „Salvează notificările”.
Mai mult

Un mesaj pleacă doar dacă sunt pornite toate comutatoarele lui. Toate pornesc oprite. Pagina cere și dreptul „Trimite SMS unui pacient”.

Dacă la „Canale” scrie „indisponibil”, clinica nu are încă SMS-uri; scrieți echipei DentFlow.

Regulile: „Confirmare programare”, „Reminder înainte de programare”, „Reminder cu 2h înainte”, „Reprogramare”, „Confirmare anulare”, „Follow-up neprezentare”, „Rechemare control periodic”, „Reminder igienizare”, „Schimbare set aligneri”, „Control radiologic implant”, „Instrucțiuni post-procedură”, „Restanță de plată”, „Cerere de recenzie”, „Felicitare aniversară”.

Cum schimb textul unui mesaj

  1. În Setări → Notificări, la „Reguli”, deschideți regula.
  2. Scrieți textul. {name}, {clinic}, {date} și {time} se completează singure.
  3. Dacă textul are diacritice, apăsați „Scoate diacriticele”.
  4. Apăsați „Salvează notificările”.
Mai mult

Sub text vedeți câte caractere are. Diacriticele reduc limita unui SMS de la 160 la 70 de caractere, deci un singur „ă” poate dubla costul fiecărui mesaj. „Textul implicit” readuce textul original.

Cum opresc mesajele noaptea

  1. Deschideți Setări → Notificări.
  2. La „Ore de trimitere” alegeți „De la” și „Până la”.
  3. Apăsați „Salvează orele”.
Mai mult

În afara intervalului nu pleacă niciun mesaj automat. Nimic nu se pierde: ce cade în afara lui pleacă la prima trecere după deschidere. „Trimite oricând” scoate limita.

Cum schimb când pleacă rechemarea și igienizarea

  1. Deschideți Setări → Notificări.
  2. La „Rechemare și igienizare” completați „Rechemare, după” și „Igienizare, la fiecare” (în luni).
  3. Apăsați „Salvează intervalele”.
Mai mult

Un pacient care are în fișă propriul interval de igienizare îl păstrează; numărul de aici e pentru ceilalți.

Cum verific dacă un mesaj a plecat

  1. Deschideți Setări → Notificări și derulați în jos.
  2. Căutați pacientul la „Ce au trimis regulile” sau „Memento-uri trimise”.
  3. Citiți „Stare” și „Motiv”.
Mai mult

Starea poate fi trimis, eșuat, netrimis sau refuzat de pacient. „Rulează acum” de la „Memento-uri trimise” verifică imediat dacă e ceva de trimis.

Pentru un pacient care spune că nu a primit nimic, vedeți Pacientul nu a primit SMS-ul.

Cum retrimit un mesaj care a eșuat

  1. Deschideți Setări → Notificări, cardul „Mesaje abandonate”.
  2. Corectați cauza (de exemplu numărul greșit din fișă).
  3. Apăsați „Retrimite”.
Mai mult

Aici ajung mesajele care au eșuat de trei ori; regula nu le mai încearcă singură.

Cum trimit un SMS de test

  1. Deschideți Setări → Notificări, cardul „SMS”.
  2. Scrieți numărul la „Trimite un SMS de test la” și, dacă vreți, „Text (opțional)”.
  3. Apăsați „Trimite SMS de test”.
Mai mult

Testul apare apoi la „Ce au trimis regulile”. Cardul arată și „Expeditor”, numele sub care primesc pacienții mesajele; el nu se schimbă din aplicație.

Bani

Cum închid o perioadă financiară

  1. Deschideți Setări → Bani → Blocaj financiar.
  2. Alegeți data la „Blochează plățile înainte de” sau scrieți zilele la „SAU editabile doar X zile”.
  3. Apăsați „Salvează blocajul”.
Mai mult

Pagina cere dreptul „Închide ziua (verifică casa)”.

De acum, încasările, stornările, cheltuielile și facturile de la furnizori dinainte de acea dată nu mai pot fi modificate, stornate sau șterse. Încasările noi rămân permise. Cine are „Modifică perioade financiare închise” trece peste blocaj. O lună deja raportată nu trebuie să se schimbe pe ascuns.

Cum fac un șablon de plan de plată

  1. Deschideți Setări → Bani → Plan de plată.
  2. Apăsați „Șablon nou”.
  3. Dați-i un nume și alegeți tipul: „Rate lunare”, „Per ședință” sau „Plată integrală”.
  4. Completați „Avans (%)”, „Nr. rate”, „Zi scadență” sau „Discount plată integrală (%)”.
  5. Apăsați „Salvează”.
Mai mult

Pagina cere dreptul „Gestionează planuri de plată”; schimbarea regulilor cere și „Modifică setările”.

Tot aici: „Reminder scadență (zile înainte)”, „Rotunjire rate (MDL)” — rata se rotunjește ca să fie plătibilă în numerar — și „Zi scadență implicită”. „Exemplu la 10.000” arată ratele care ar ieși.

Cum pun comisionul medicilor

  1. Deschideți Setări → Bani → Comisioane.
  2. Scrieți procentul în dreptul fiecărui medic.
  3. Apăsați „Salvează procentele”.
Mai mult

Comisionul se aplică la suma încasată, nu la prețul din tarifar. Zero sau gol înseamnă fără comision. Procentele intră în profitul din Economie, în costul real al unui serviciu și în raportul pe medic. Le schimbă doar administratorul.

Cum stabilesc ce reducere ajunge la conducere

  1. Deschideți Setări → Bani → Reduceri și control.
  2. Completați „Prag de reducere (%)” și „Prag de stornare”.
  3. Apăsați „Salvează”.
Mai mult

Cu „Anunță conducerea” pornit, stornările mari, reducerile peste prag și procedurile finalizate redeschise apar în clopoțel — doar la administrator și proprietar.

Portalul pacientului

Cum las pacienții să-și ceară singuri o oră

  1. Deschideți Setări → Portalul pacientului.
  2. Bifați „Pacientul își poate cere singur o oră”.
  3. Alegeți „Cu cel puțin câte ore înainte” și „Cu cel mult câte zile înainte”.
  4. La „Ce se poate cere online” bifați medicii și serviciile.
  5. Apăsați „Salvează setările”.
Mai mult

Pagina există doar dacă clinica are modulul portalului.

  • 0 la ore înseamnă că pacientul poate cere și pentru peste o oră; 0 la zile înseamnă fără limită.
  • Fără niciun medic bifat, apar toți medicii din calendar.
  • Fără niciun serviciu bifat, pacientul nu alege un serviciu. Cu servicii bifate, ora liberă se caută pe durata serviciului ales.

Debifată prima bifă, pacientul își vede în continuare fișa, documentele și plățile, dar nu poate cere o oră.

Cum îi dați acces unui pacient: Cum îi dau pacientului acces la portal.

Cum las ora cerută din portal să intre fără confirmare

  1. Deschideți Setări → Portalul pacientului.
  2. Bifați „Ora cerută din portal intră direct „Programat"”.
  3. Apăsați „Salvează setările”.
Mai mult

Implicit, o oră cerută din portal intră „în așteptare” și nu ocupă coloana medicului până nu o confirmă cineva de la clinică. Așa un pacient nu poate umple singur ziua unui medic. Cu bifa pusă, cererea ocupă ora imediat. Alegeți asta doar dacă vă cunoașteți bine pacienții.

Documente și date personale

Cum adaug un șablon de document

  1. Deschideți Setări → Documente.
  2. Apăsați „Șablon” (sau „Încarcă act”, ca să porniți de la un fișier).
  3. Completați „Denumire”, „Categorie”, „Limba” și „Textul documentului”.
  4. Verificați cu „Previzualizează pe un pacient”.
  5. Apăsați „Salvează”.
Mai mult

Puneți câmpurile acolo unde documentul se completează singur, de exemplu {nume}. La un fișier încărcat, înlocuiți numele pacientului cu {nume}.

Două bife:

  • „Act standard — apare cu un click în dosarul fiecărui pacient”;
  • „Apare în cabinetul pacientului — completat cu datele lui și tipăribil” — îl pune în portalul pacientului.

Un șablon nu se șterge, ci se retrage. „Arată retrase” le afișează din nou, iar „Reactivează” aduce înapoi unul retras.

Cum pregătesc nota de informare privind datele personale

  1. Completați întâi Setări → Clinică → Detalii, inclusiv „Date juridice”.
  2. Deschideți Setări → Documente.
  3. Deschideți „Notă de informare privind datele personale” cu „Editează”.
  4. Completați rândul despre responsabilul cu protecția datelor, dacă aveți unul, și verificați textul.
  5. Apăsați „Salvează”.
Mai mult

Nota, după art. 13 din Legea 195/2024, a înlocuit vechiul „Acord prelucrare date personale (GDPR)”. Spune pacientului cine prelucrează datele, de ce, cui ajung, unde sunt stocate (în UE, la Frankfurt), cât se păstrează și ce drepturi are. Tratamentul nu mai depinde de un acord: acordul se cere doar pentru mesajele promoționale, ca bife separate în notă.

Dacă vechiul acord fusese lăsat neschimbat, a fost retras singur, iar nota i-a luat locul (în dosarul pacientului și în portal, unde era și acordul). Dacă clinica îl reformulase, el a rămas activ: retrageți-l de aici dacă nu mai e nevoie de el.

Documentele deja semnate nu se schimbă.

Cum văd cererile privind datele care mai așteaptă răspuns

  1. Deschideți Setări → Cont → Cereri privind datele.
  2. La „Ce cereri se arată” alegeți „Deschise”.
  3. Pe cererea cu „termen depășit” sau cu termenul aproape apăsați „Răspunde”.
Mai mult

Registrul strânge cererile tuturor pacienților după Legea 195/2024: acces, copia fișei, rectificare, ștergere, restricționare, opoziție, portabilitate, fiecare cu data primirii și termenul de răspuns (o lună). „Toate” arată și cererile închise.

O cerere nouă se trece din fișa pacientului: Cum înregistrez o cerere a pacientului privind datele lui. Răspunsul se completează la fel ca acolo: Cum răspund la o cerere privind datele.

Pagina cere dreptul „Ține registrul cererilor pacienților privind datele lor”.

Cum descarc o copie a tuturor datelor clinicii

  1. Deschideți Setări → Cont → Export date.
  2. Apăsați „Descarcă copia de siguranță”.
  3. Păstrați fișierul în afara calculatorului din clinică, într-un loc sigur.
Mai mult

Fișierul are toate datele clinicii: pacienți, programări, fișe dentare, achitări, stocuri, laborator, jurnale. Parolele nu intră în el.

La „Liste în format CSV” descărcați liste care se deschid direct în Excel — pentru lucrat pe date, nu ca backup. Pagina cere dreptul „Exportă date pacienți”.

Cum aduc datele din programul vechi

  1. Deschideți Setări → Cont → Import date.
  2. Alegeți „Pacienți”, „Programări” sau „Achitări”.
  3. Apăsați „Alege fișierul CSV” și verificați „Potrivirea coloanelor”.
  4. Apăsați „Verifică” și citiți ce e nou și ce „Există deja”.
  5. Apăsați „Importă”.
Mai mult

Doar cine are „Modifică setările” poate importa.

Exportați lista din programul vechi ca CSV. Din Excel: Fișier → Salvare ca → CSV UTF-8. Importați în ordinea: pacienți, apoi programări și achitări — ele își găsesc pacientul după telefon sau nume.

La programări și achitări potriviți numele medicilor din fișier cu medicii din clinică. Programările trecute fără status intră „Finalizat”. Achitările intră ca istorie: nu schimbă avansul sau datoriile.

Ce există deja nu se dublează, deci același fișier trimis de două ori nu strică nimic.

Securitate

Cum schimb după cât timp se blochează ecranul

  1. Deschideți Setări → Cont → Securitate.
  2. La „Blocarea ecranului” scrieți minutele la „Blochează după (minute)”.
  3. Apăsați „Salvează”.
Mai mult

Implicit 20 de minute; 0 oprește blocarea. Blocarea doar acoperă ecranul, ca fișele să nu rămână la vedere. Nu deconectează pe nimeni: „Continuă lucrul” readuce ecranul.

Cum stabilesc cât rămâne cineva conectat

  1. Deschideți Setări → Cont → Securitate.
  2. La „Politica conturilor” completați „Sesiunea se închide după (zile fără activitate)”, „Încercări greșite până la blocare” și „Contul rămâne blocat (minute)”.
  3. Apăsați „Salvează”.
Mai mult

Se aplică la următoarea autentificare; cine e conectat acum nu e scos afară. Clinica demonstrativă păstrează valorile platformei.

Personalizare

Cum opresc un modul pe care nu îl folosim

  1. Deschideți Setări → Personalizare → Module.
  2. La „Se pot opri”, opriți modulul.
  3. Confirmați cu „Oprește modulul”.
Mai mult

Pagina cere dreptul „Pornește și oprește modulele clinicii”.

Un modul oprit dispare din meniu pentru toată echipa. Datele lui nu se șterg: pornit la loc, arată tot ce avea. Modulele de la „Mereu pornite” nu se pot opri. Un modul „Neinclus” nu face parte din abonament — scrieți echipei DentFlow. În clinica demo modulele nu se pot opri.

Cum schimb culorile statusurilor

  1. Deschideți Setări → Personalizare → Statusuri și culori.
  2. Schimbați denumirea, semnul sau „Culoare” pentru un status.
  3. Apăsați „Salvează”.
Mai mult

Culoarea statusului este fâșia din stânga cardului din calendar; fundalul cardului are culoarea serviciului. „Revino la standard” readuce culorile inițiale. Statusurile nu se adaugă și nu se șterg.

Cum schimb aspectul calendarului pentru toată clinica

  1. Deschideți Setări → Personalizare → Aspect.
  2. Alegeți „Stilul calendarului”, „Prima zi a săptămânii” și „Vederea implicită a calendarului”.
  3. Alegeți „Suprapunerea implicită” și „Densitatea implicită”.
Mai mult

Fiecare alegere se salvează pe loc. Valorile de aici sunt cele implicite; fiecare persoană le poate schimba pentru sine din „Aspectul meu”.

Tot aici:

  • „Iconițele meniului” și „Stilul barei” — bara din stânga;
  • „Panou și pornire” → „Ecranul de pornire” („Panou” sau „Calendar”) și „Câte programări viitoare arată Panoul”;
  • „Grupe de medici” — grupele din bara calendarului; vedeți Cum fac o grupă de medici;
  • „Desenul fișei dentare”;
  • „Cuvinte care marchează un blocaj” — o programare al cărei nume începe cu unul dintre ele (pauză, ședință…) se desenează hașurat, ca blocaj, nu ca pacient;
  • „Mod calm — mai puțină mișcare” — mai puține animații, util pe calculatoare lente.

Cum opresc pulsarea cardurilor din calendar

  1. Deschideți Setări → Personalizare → Aspect.
  2. Debifați „Pulsează cardurile care cer atenție”.
Mai mult

Pornit, cardul pulsează roșu când pacientul n-a venit și n-a anunțat după „După câte minute un pacient neajuns cere atenție”, și verde cât stă în sala de așteptare. „Câte pulsuri dă o serie”, „Viteza fiecărui puls” și „Cât de des pulsează” îl fac mai discret sau mai insistent.

„Evidențiază programarea abia creată” pune câteva secunde un inel verde și eticheta „NOU” pe o programare nouă.

Cum aleg ce vede fiecare rol pe pagina principală

  1. Deschideți Setări → Personalizare → Cabinete personale.
  2. Alegeți rolul sau, mai jos, o persoană anume.
  3. Afișați, ascundeți și ordonați elementele.
  4. Apăsați „Salvează”.
Mai mult

Fiecare își poate ajusta apoi propriul panou. „Aplică la toți” șterge personalizările individuale ale rolului; „Revino la implicit” readuce aranjarea de bază. Indicatorii financiari rămân doar pentru administratori.

Cum pornesc asistentul AI

Asistentul răspunde din ajutorul aplicației cât timp modulul „Asistentul AI” e oprit. Pentru răspunsuri dintr-un model AI, clinica își aduce propria cheie, iar activarea o face echipa DentFlow, la cerere.

Mai mult

Când e pornit, modelul primește doar ce vede deja omul care întreabă. Ce poate citi asistentul se bifează pe fiecare rol, în Setări → Echipă → Roluri & permisiuni, la grupul „Asistent AI”. Clinica demonstrativă nu trimite nimic unui model.

Imagistică

Cum leg un aparat radiologic

  1. Deschideți Setări → Clinică → Imagistică, cardul „Aparate radiologice”.
  2. La „Aparat nou” scrieți numele (de exemplu „Panoramic, cabinetul 2”) și alegeți „Felul studiilor”.
  3. Apăsați „Emite cheia”.
  4. Apăsați „Copiază”, puneți cheia în programul de pe calculatorul aparatului, apoi „Am salvat-o”.
Mai mult

Cere dreptul „Leagă aparate radiologice (chei de încărcare)”. Cheia se arată o singură dată.

Programul de pe calculatorul aparatului urcă singur studiile; ele apar în Imagistică, la „De atribuit”. „Lista de lucru” → „Pornește” îi trimite aparatului pacienții programați, ca să nu-i mai scrieți de mână. Un aparat legat de o filială primește doar programările ei. „Retrage” oprește aparatul la următoarea încercare; studiile primite rămân.

Cum opresc planificarea implantului pe CBCT

  1. Deschideți Setări → Clinică → Imagistică.
  2. La „Planificarea implantului pe CBCT” alegeți „Oprită”.
Mai mult

Oprită, nimeni nu mai poate pune, muta sau trece în plan un implant simulat. Implanturile deja puse rămân vizibile și se pot șterge. Un implant simulat cu distanțele lui până la canal poate fi considerat software medical (MDR); până la avizul de specialitate, clinica decide.

Cât se păstrează radiografiile șterse și originalele CBCT

  1. Deschideți Setări → Clinică → Imagistică.
  2. La „Radiografii șterse” scrieți zilele și apăsați „Salvează”.
  3. La „Originalele CBCT” scrieți zilele (sau lăsați gol) și apăsați „Salvează”.
Mai mult
  • „Radiografii șterse”: cât timp se mai poate recupera un studiu șters. 0 = nu se șterg niciodată; gol = regula platformei. Fișa studiului rămâne oricum.
  • „Originalele CBCT”: după cât timp se șterg feliile DICOM originale ale unui CBCT citit și semnat. Volumul pregătit rămâne, la rezoluția aparatului. Gol = se păstrează.

Spațiul ocupat îl vedeți la „Spațiul din depozit”, pe aceeași pagină.

Cum schimb felul în care se scriu numerele dinților

  1. Deschideți Setări → Clinică → Imagistică.
  2. La „Formatul diagramei dentare” alegeți FDI, Universal sau Palmer.
Mai mult

Formatul se folosește în imagistică, pe ecran și pe foaia raportului. Ce se salvează rămâne în FDI, deci îl puteți schimba oricând fără să atingeți rapoartele semnate.

Cum pornesc modelul STL al simulării zâmbetului

  1. Deschideți Setări → Clinică → Imagistică.
  2. La „Simularea zâmbetului: model 3D (STL) pentru laborator” alegeți „Pornit”.
Mai mult

Pornit, fișa pentru laborator oferă și un model 3D orientativ al dinților propuși. Oprit (implicit), are doar imaginile și măsurătorile. Un model dentar generat dintr-un design se apropie de un dispozitiv medical (MDR); până la avizul de specialitate, clinica decide.

Stocuri și laborator

Cum aleg cum se scad materialele din stoc

  1. Deschideți Setări → Stocuri → Materiale și rețete.
  2. La „Gestiunea stocurilor” alegeți „Manual”, „Automat cu confirmare” sau „Automat silențios”.
Mai mult

Pagina cere dreptul „Gestionează stocul” și modulul de stocuri.

  • „Manual” — stocul se ține de mână, din Stocuri.
  • „Automat cu confirmare” (recomandat) — la finalizarea lucrării apare lista materialelor din fișa tehnică; ajustați cantitățile și confirmați.
  • „Automat silențios” — materialele se scad direct, fără confirmare.

Materialele pe serviciu se definesc în Stocuri → Fișe tehnice. O descărcare se vede în istoricul mișcărilor și poate fi anulată.

Cum reglez pragurile și comanda automată

  1. Deschideți Setări → Stocuri → Materiale și rețete.
  2. La „Parametrii de calcul” completați „Rezervă la prag”, „Termen livrare implicit”, „Avans la reaprovizionare”, „Fereastra consumului” și „Avertizare expirare”.
  3. Apăsați „Salvează parametrii”.
  4. La „Comandă automată” bifați, dacă vreți, pregătirea comenzilor în ciornă.
Mai mult

Din parametri ies „zile rămase”, pragul propus, semnalul „comandă acum” și avertizarea de expirare. Un termen de livrare greșit înseamnă comenzi lansate prea târziu.

Cu „Comandă automată”, în fiecare dimineață materialele sub prag se strâng în comenzi-ciornă, câte una pe furnizor. Nimic nu pleacă la furnizor până nu le verificați și trimiteți.

Pe aceeași pagină:

  • „Cine poate cere materiale” — bifați medicii care pot face cereri și apăsați „Salvează lista”. Fără niciunul bifat, oricine are acces la stoc poate cere.
  • „Grupele de materiale” — scrieți la „Grupă nouă de materiale”, „Adaugă grupa”, apoi „Salvează grupele”.

Cum stabilesc laboratorul și termenul implicit

  1. Deschideți Setări → Laborator → Setări laborator.
  2. Alegeți „Laboratorul implicit”.
  3. Completați „Termen implicit, în zile” și „Garanția de refacere, în zile”.
  4. Apăsați „Salvează setările”.
Mai mult

Valorile se pun singure pe o comandă nouă către laborator. Termenul laboratorului ales are prioritate. 0 la termen = nu se promite un termen (iar comanda nu ajunge pe lista de întârziate); 0 la garanție = fără garanție, o refacere se face ca lucrare nouă, plătită.

Ce nu se schimbă din Setări

Ce se cere echipei DentFlow

Moneda, abonamentul, fusul orar, expeditorul SMS, adresa de pe care pleacă emailurile, modulele neincluse în abonament și activarea asistentului AI.

Mai mult

Le vedeți în Setări → Clinică → Detalii, în cardul „Configurat de platformă”, care poate fi doar citit. Expeditorul SMS trebuie mai întâi înregistrat la furnizor.

De ce nu văd o pagină din Setări

Fiecare vede doar paginile la care are drept. Cereți dreptul administratorului.

Mai mult

Fără „Vede setările”, în Setări apar doar paginile contului propriu — vedeți Cum găsesc o setare. Multe pagini cer în plus dreptul domeniului lor:

PaginaMai cere
Clinică → Facturare„Vede încasările”
Clinică → Consum, Servicii → Servicii, Bani → Reduceri și control, Bani → Comisioane„Vede secțiunea financiară”
Clinică → Filiale„Gestionează filiale”
Echipă → Roluri & permisiuni„Gestionează roluri & permisiuni”
Bani → Plan de plată„Gestionează planuri de plată”
Bani → Blocaj financiar„Închide ziua (verifică casa)”
Notificări„Trimite SMS unui pacient”
Portalul pacientului„Vede toți pacienții”
Cont → Export date„Exportă date pacienți”
Personalizare → Module„Pornește și oprește modulele clinicii”

O pagină a unui modul oprit (Imagistică, Stocuri, Laborator, Personal, Portal) nu apare deloc.