Pacienți

Lista se actualizează singură după ce vă opriți din scris. Telefonul se poate scrie oricum: „060 123 456” găsește și „+37360123456”. ✕ din capătul casetei („Șterge căutarea”) golește căutarea.

Sub casetă scrie câți pacienți s-au găsit. Lista se încarcă câte o sută: când derulați spre capăt, următorii se aduc singuri (sau apăsați „Încarcă următorii”). Pe fiecare rând sunt telefonul, medicul curant, „📅 Următoarea” cu data următoarei programări și, la dreapta, alergiile („⚠ Penicilină”).

Un al doilea clic pe pacientul deschis închide fișa.

Fișa se deschide imediat. „Medic curant” contează: un medic care vede doar pacienții proprii vede exact pacienții la care el e medic curant.

Câmpurile mai puțin folosite:

• „Adresă”, „Al doilea telefon”, „Contact de urgență” („Persoană” și „Telefon”).
• „Statutul (CNAM)” („Asigurat”/„Neasigurat”) și „Locul de muncă / studii” — se tipăresc pe formularele oficiale; goale, se tipăresc goale.
• „IDNP” — 13 cifre; aplicația verifică cifra de control și refuză un IDNP care e deja pe altă fișă.
• „Sursă” — de unde a aflat pacientul de clinică (lista: etichete și surse).
• „Canal preferat”, „Limba preferată” — limba alege în ce limbă se propun documentele de semnat.
• „Etichete” — VIP, datornic etc., dacă clinica are etichete.
• „Rechemări” — „Igienizare la fiecare (luni)” (gol înseamnă intervalul clinicii, șase luni) și, pentru aligneri, „Start aligneri”, „Zile pe set”, „Câte seturi”. De ele depind mesajele automate de rechemare.

Partea „Medical” — „Grupa sanguină”, „Alergii”, „Alertă”, „Observații” — o vede în formular doar cine are dreptul de a scrie fișa clinică (medicul). Recepția vede în locul ei mesajul că o completează medicul.

Un rol fără dreptul de a vedea fișa clinică ajunge, după salvare, pe pagina „Tratament · Nume”.

La „Adaugă pacient” aplicația caută fișe cu același IDNP, același telefon sau același nume cu aceeași dată de naștere. Dacă găsește, nu creează nimic până nu alegeți.

O dublură costă scump mai târziu: programările, plățile și radiografiile aceluiași om ajung împărțite pe două fișe. Dacă s-a făcut totuși una, vedeți Cum unesc două fișe.

Pe pagina „Tratament · Nume” (recepția), butonul se numește „Datele pacientului”.

Fiecare vede și scrie doar partea lui: recepția datele de contact și restul cardului, medicul partea „Medical”. Câmpurile pe care nu le puteți schimba sunt gri. Dacă rolul nu are voie să vadă telefonul și adresa, în locul lor scrie „Ascuns pentru rolul tău”. Medicul curant îl schimbă doar cine are dreptul de a edita datele pacientului — un medic nu-și poate atribui singur pacienți.

Se trimit doar câmpurile schimbate. Dacă altcineva a modificat același câmp între timp, aplicația refuză salvarea, ca să nu-i ștergeți modificarea — redeschideți fereastra și încercați din nou. Fiecare schimbare rămâne în Modificări în fișă.

Butonul apare doar dacă pacientul are telefon și rolul are dreptul de a trimite SMS din clinică. Implicit îl au administratorul, proprietarul și recepția — recepția îl găsește pe pagina „Tratament · Nume”, lângă „Datele pacientului” (vedeți Cum caut un pacient) —, iar medicul nu are dreptul. Sub text vedeți câte SMS-uri face mesajul: cu diacritice, un SMS are 70 de caractere, nu 160.

Mesajul pleacă prin expeditorul clinicii, nu de pe un telefon personal, și rămâne în Istoric → „Comunicare”. Dacă pacientul a spus „Nu” la mesajele de serviciu prin SMS, fereastra o spune și nu trimite. După trimitere fereastra spune „Trimis.” sau de ce nu a plecat.

Restul e în secțiunea Calendar. Pe fila „Datele pacientului”, cardul „Programare viitoare” arată următoarea oră; „cerere din portal” înseamnă că pacientul a cerut-o, iar clinica n-a confirmat-o încă.

Fiecare buton și fiecare filă apare doar dacă rolul are dreptul respectiv („Plăți” — dreptul de a vedea încasările; „Imagistică” — modulul clinicii).

Pe „Datele pacientului”, când pacientul are datorii sau avans, o bandă sus arată „De încasat”, „Cu termen depășit” și „Avans disponibil”; „Vezi plățile →” duce la „Plăți”. Dacă clinica are laborator, primul card arată lucrările pacientului plecate la laborator.

„Date personale” arată doar rândurile completate: „Nr. fișă”, telefoanele, data nașterii cu vârsta, „Medic curant”, „Sursă”, „Ultima vizită”, rechemarea, alignerii, etichetele, observațiile. „Sumar medical” adună programările, neprezentările, planul acceptat, suma de achitat, anamneza, grupa sanguină și alergiile.

Cu o fișă deschisă, butonul de lângă titlul „Pacienți” („Ascunde lista de pacienți”) lasă mai mult loc fișei — vedeți Cum ascund lista.

Pastilele „Activi” și „Noi” din capul listei arată câți pacienți are clinica în fiecare grup. În „Toți medicii” apar cei bifați în Setări → Echipă să apară în calendar și în listele de medici.

Ce înseamnă bifele:

• „Reprezentant legal” — semnează în locul unui minor;
• „Poate fi informat” — recepția are voie să discute cu el despre pacient (numele apar și în fereastra programării din calendar);
• „Plătitor” — achită pentru pacient;
• „Primește reamintirile” — în locul pacientului.

Pentru o legătură pe o perioadă (o împuternicire) completați „Valabil de la” și „Valabil până la”; în afara ei, rândul poartă „în afara perioadei”.

Iconița creion modifică persoana; iconița coș o scoate, cu un motiv — rândul ajunge în coș și se poate pune la loc. Adăugarea și modificarea cer dreptul de a edita datele pacientului. Recepția găsește cardul pe pagina „Tratament · Nume”, sub „Date administrative”.

Se salvează la clic. Sub alegere se scrie data și de unde a venit decizia („la recepție” sau „din portal”, când a ales pacientul însuși).

• „Mesaje de serviciu” — reamintiri, confirmări, instrucțiuni. Pleacă, afară de un „Nu”.
• „Mesaje publicitare” — felicitări, cereri de recenzie. Pleacă doar cu „Da”.

„Nedecis” nu e „Nu”. Regulile de notificare ale clinicii respectă acest tabel. Schimbarea cere dreptul de a edita datele pacientului; ceilalți văd tabelul fără să-l poată schimba. Pacientul își poate schimba singur acordurile din portal. Recepția găsește cardul pe pagina „Tratament · Nume”, sub „Date administrative”.

Nota spune pacientului ce cere legea (Legea nr. 195/2024, art. 13): cine prelucrează datele, de ce, cine le primește, unde sunt stocate, cât se păstrează și ce drepturi are. Ea înlocuiește vechiul „Acord GDPR”: tratamentul nu se mai sprijină pe un acord, ci pe obligația clinicii de a ține fișa medicală. Consimțământul se cere doar pentru mesajele promoționale, ca bife separate.

Bifele de pe notă nu schimbă singure acordurile din fișă — le treceți dumneavoastră, iar sub alegere se va scrie „la recepție”. Dacă clinica a marcat nota ca act standard, ea apare la „Acte standard:” și se emite dintr-un clic. Textul se poate adapta în Setări → Personalizare → Documente (de pildă, responsabilul cu protecția datelor).

Extrasul pune pe o singură hârtie datoriile tuturor pacienților la care persoana e trecută „Plătitor”. Iconița apare doar pentru cine vede toți pacienții și încasările. Dacă nu se deschide nimic, permiteți ferestrele pop-up în browser.

Le emite cine poate scrie fișa clinică (implicit, medicul).

Șabloanele sunt grupate pe limbi, cu limba preferată a pacientului prima. Dacă alegeți întâi rândul din plan, iar serviciul are un consimțământ legat, șablonul se alege singur. Fereastra arată textul gata completat; câmpurile pe care șablonul nu le-a putut completa sunt numite („— se vor completa de mână”). Șabloanele se scriu în Setări → Personalizare → Documente.

Actele marcate standard apar pe card la „Acte standard:” — un clic pe nume le emite direct, fără fereastră. Cât e nesemnat, documentul poartă „ciornă” sau „trimis pacientului” (în portal, unde îl semnează de acasă).

La un minor sub 16 ani semnează doar reprezentantul legal; dacă nu e trecut, fereastra trimite la „Persoane legate”.

Documentul primește insigna „semnat”, iar aplicația păstrează pe loc PDF-ul de atunci. Deschis (clic pe nume), documentul arată dovada semnăturii: cine a semnat, cine i-a verificat identitatea și „Amprenta textului (SHA-256)” — dovada că textul semnat nu s-a schimbat după aceea. Medicul semnează și el, cu „Semnează ca medic”.

Dacă PDF-ul nu s-a putut păstra, aplicația o spune: deschideți documentul și apăsați „Păstrează PDF”.

Documentul rămâne nesemnat, cu refuzul scris. Sub refuz semnează directorul, șeful de secție și medicul, fiecare din contul lui, cu „Semnez ca …”; insigna arată câte semnături are („refuzat · 1/3 semnături”). Dacă pacientul se răzgândește, emiteți un document nou.

„Tipărește” scoate textul cu dovada semnăturii. „Deschide PDF-ul păstrat” arată PDF-ul făcut în clipa semnării — cel care contează dacă textul șablonului s-a schimbat între timp. Tipărirea se scrie în jurnalul de acces.

Documentul iese din dosar și din portal. Se retrage doar un document nesemnat și nerefuzat; unul semnat rămâne.

Încarcă cine poate scrie fișa clinică (implicit, medicul) sau cine poate încărca în Imagistică (implicit, și asistenta) — acesta doar adaugă: nu șterge și nu schimbă acordul foto. O imagine de tip „Radiografie” sau „Panoramică”, ori un fișier DICOM, intră direct în Imagistică, ca studiu al pacientului, dacă clinica are modulul și rolul are dreptul de a încărca acolo.

Un clic pe numele fișierului îl deschide. Linkurile expiră după o oră — de aceea nu se trimit mai departe — și fiecare fișier deschis se scrie în jurnalul de acces.

Iconița coș de pe rând șterge fișierul din dosar, dar fișierul se păstrează: se poate restabili din Jurnal → Șterse, timp de 90 de zile.

Scopurile se bifează separat, fiindcă un „da” pentru dosar nu e un „da” pentru pagina clinicii:

• „În dosar și pentru echipa care tratează”;
• „La cursuri și prezentări, fără față și nume”;
• „Pe pagina și în materialele clinicii”.

Insigna arată apoi „acord foto”, „acord foto · publicitate” sau „fără acord foto”. Acordul scris se poate da și pe documentul „Acord fotografiere înainte/după”.

Trebuie dreptul de a edita datele pacientului. „Refă” face altă poză; „Schimbă fotografia” apare pe cerc când există deja una.

Cardul apare dacă clinica are portalul pacientului și rolul poate edita datele pacientului. În portal pacientul își vede programările, semnează documente și poate cere o oră. Ce vede se alege în Setări → Portalul pacientului. Recepția găsește cardul pe pagina „Tratament · Nume”, sub „Date administrative”.

• „Parolă nouă” — cea veche nu mai merge, sesiunile deschise se închid; parola nouă se arată o singură dată.
• „Suspendă accesul” — contul și parola rămân, dar pacientul nu mai intră. „Reactivează accesul” îl întoarce.

Cardul arată și ultima autentificare a pacientului.

Cardul apare doar când pacientul are acces activ la portal. Shift+Enter trece pe rândul următor. Dacă trimiterea nu reușește, textul rămâne în căsuță. Conversația rămâne și în Istoric → „Comunicare”.

„Istoric programări” arată toate programările, cele mai recente primele (primele zece; „Arată toate” le aduce pe celelalte). „Resetează” scoate filtrele, iar „Deschide vizita în Tratament” duce la vizita respectivă.

Sub ea, pe aceeași subfilă:

• „Neprezentări” — programările la care pacientul nu a venit, cu motivul notat;
• „Proceduri efectuate” — ce i s-a făcut, cu prețul, medicul și data;
• „Sterilizare” — ce trusă s-a folosit pe pacient (dacă clinica are modulul de stocuri);
• „Achitări” — trimite la fila „Plăți” („Deschide Plăți”).

Sunt aici, cele mai noi primele, reamintirile, notificările și SMS-urile trimise, cu starea lor, și mesajele din portal („scris de pacient” / „răspunsul clinicii”). Un SMS care nu a plecat rămâne și el, cu motivul.

Fiecare rând arată câmpul schimbat, valoarea veche și cea nouă, cine și când. Se scrie automat, la nivelul bazei de date, oricum s-ar fi făcut schimbarea — nu depinde de grija cuiva să o noteze. Subfila apare pentru cine vede fișa clinică.

Cele mai noi primele: cine a deschis fișa, a tipărit, a exportat, a deschis un fișier sau a partajat ceva din ea. Subfila apare doar pentru cine are acces la jurnal și la fișa clinică.

O deschidere se scrie o dată la zece minute pe om, ca jurnalul să nu se umple cu fiecare clic; tipăririle, exporturile și fișierele se scriu fiecare. Asistentul virtual se scrie și el, cu numele celui care a întrebat.

E răspunsul la întrebarea „cine mi-a văzut datele?”, pe care pacientul are dreptul s-o pună, și primul loc unde clinica se uită dacă o informație a ajuns unde nu trebuia.

„Ce cere”: „Acces la date”, „Copia fișei”, „Rectificare”, „Ștergere”, „Restricționare”, „Opoziție la prelucrare”, „Portabilitate”. „Cum a venit”: la ghișeu, pe email, prin poștă, din portal, la telefon.

„Primită la” — gol înseamnă azi; termenul de răspuns (o lună) se pune singur. La „Depusă de” scrieți cine a depus-o, dacă nu pacientul (părintele, avocatul).

Trebuie dreptul „Ține registrul cererilor pacienților privind datele lor” (implicit, administratorul).

O cerere cu termenul trecut e marcată „termen depășit”. Toate cererile clinicii sunt în Setări → Cont → Cereri privind datele, cu filtrul „Deschise”/„Toate”; o cerere nouă se trece totuși din fișa pacientului.

Se face pentru o cerere de acces sau de portabilitate: arhiva are anamneza, tratamentele, plățile, mesajele și fișierele din dosar. Dacă vreun fișier nu s-a putut citi, aplicația o spune, iar lista lor e în arhivă, în FISIERE-LIPSA.txt.

Exportul cere dreptul „Exportă fișa completă a unui pacient” (implicit, administratorul) și se scrie în jurnalul de acces al fișei.

• „Obișnuit” — activ, nou sau inactiv, calculat din vizite (așa se și dezarhivează o fișă).
• „Arhivat” — clinica nu-l mai urmărește: iese din rechemare și igienizare.
• „Decedat” — nu mai primește niciun mesaj, programările viitoare se anulează, contul de portal se suspendă.

Trebuie dreptul de a edita datele pacientului. Fereastra arată cine a schimbat ultima dată statusul.

Trebuie dreptul „Unifică fișe duplicate” (implicit, administratorul). Numărul de pe „Dubluri” spune câte perechi a găsit aplicația. Fiecare pereche arată de ce seamănă (IDNP, nume și dată de naștere, telefon) și cât de puternică e potrivirea.

Fereastra pune fișele una lângă alta — „Se păstrează” și „Se unește în ea și se ascunde” — plus ce trece pe fișa păstrată: programări, plăți, documente, avansul, contul de portal. Câmpurile goale ale fișei păstrate se completează din dublură. De la fișa păstrată rămân numele și medicul curant.

Dacă fișele au date de naștere sau IDNP diferite, pot fi două persoane: aplicația vă cere să scrieți numele pacientului ca să confirmați. Dacă perechea nu e același om, apăsați „Nu e aceeași persoană” și nu mai apare.

Amândouă butoanele întreabă întâi; la „Combină selectate” fereastra arată câte perechi se unesc. La sfârșit aplicația spune câte fișe a unificat și câte a sărit.

Folosit de obicei după un import. Sigure sunt doar perechile fără date de naștere sau IDNP diferite; celelalte rămân de confirmat una câte una. La unificarea în masă rămâne fișa folosită mai recent. Fiecare unificare se poate anula 30 de zile.

Se poate în 30 de zile de la unificare. Ce s-a mutat se întoarce pe fișa ascunsă, iar ea reapare în listă. Rândul „Unificări” îl vede cine are dreptul de a unifica fișe.

Ștergerea e pentru o fișă făcută din greșeală, nu pentru un pacient care nu mai vine — pe acela îl arhivați. Pentru două fișe ale aceluiași om folosiți „Dubluri”: unificarea mută istoricul, ștergerea nu.

Fereastra spune ce se întâmplă: fișa dispare din liste și din căutare, iar programările viitoare se anulează (cu datele lor) — pacientul nu e anunțat. Încasările și fișa dentară rămân legate de ea.

Fișa nu se șterge de tot: rămâne în Jurnal → Șterse 90 de zile, de unde o poate restaura cine are dreptul. Trebuie dreptul „Șterge pacienți” (implicit, administratorul).

Statusul se calculează singur, din vizite:

• nou — fișă deschisă în ultimele 60 de zile, fără nicio vizită încă;
• activ — a avut o vizită în ultimii doi ani;
• inactiv — nicio vizită de peste doi ani (sau o fișă veche, nefolosită).

arhivat și decedat le pune un om — vedeți Cum arhivez o fișă. Bulinele colorate de lângă status sunt etichetele pacientului.

Un rol cu dreptul „Vede doar pacienții proprii” (implicit, medicul) vede și deschide doar pacienții la care el este „Medic curant”. Un ortodont îi vede și pe ai celorlalți ortodonți, dacă rolul lui are dreptul „Vede și pacienții colegilor de aceeași specializare”.

O fișă care nu e a dumneavoastră nu apare nicăieri — nici în căutare, nici printr-un link primit: aplicația răspunde „nu există”, nu „interzis”, ca să nu spună nici măcar că omul e pacient al clinicii. Medicul curant îl schimbă cine are dreptul de a edita datele pacientului.

Alegerea se ține minte pe acest calculator.

Butonul îl vede doar cine are și dreptul de a adăuga pacienți, și pe cel de a modifica setările (implicit, administratorul).

Prima linie a fișierului e capul de tabel. Se recunosc coloanele Nume (obligatorie), Telefon, Email, Data nașterii, Gen, IDNP, Adresă, Note, în orice ordine. Aplicația arată câți pacienți sunt noi, câți există deja (aceștia se ignoră, nu se dublează) și rândurile de corectat — nimic nu se sare pe tăcute.

Cel mult 1000 de rânduri odată; împărțiți fișierul, iar pacienții deja importați sunt ignorați la a doua trecere. Pentru mutarea completă din programul vechi (cu programări și achitări) folosiți Setări → Cont → Import date.

Se descarcă toți pacienții clinicii ca fișier CSV, pentru Excel. Butonul îl vede doar cine are dreptul „Exportă date pacienți”, iar exportul se scrie în jurnal, cu numele celui care l-a făcut.

Etichetele (VIP, datornic, cere atenție…) și sursele („de unde a aflat”) se aleg pe fișă și filtrează lista de pacienți. Trebuie dreptul de a modifica setările.

O sursă cu „Retrage” nu se mai propune, dar rămâne pe fișele care o au deja; „Readu în listă” o întoarce.