Calendar

Fereastra „Programare nouă” se deschide cu medicul, ziua și ora deja completate. Butonul „Programare” din bară (sau „Programare nouă” din Centru Comandă) o deschide goală: alegeți dumneavoastră „Medic”, „Data” și „Ora”.

• Lista „Procedură” vine din tarifarul clinicii și completează singură durata și prețul. Dacă în Setări → Servicii există o grupă numită „Calendar”, lista arată doar serviciile din grupa aceea.
• La durată, − și + schimbă cu câte 5 minute; 30, 45, 60, 90, 120 sunt duratele obișnuite. O programare durează între 5 minute și 10 ore.
• „Notițe (opțional)” — de exemplu „pacient anxios” sau „aduce radiografie”.

Cardul nou apare în calendar marcat „NOU” câteva secunde, ca să-l vedeți într-o zi plină.

Dacă butonul de salvare e gri, sub el scrie ce mai lipsește („Alege pacientul din listă sau adaugă unul nou pentru a continua”, „Alege procedura pentru a continua” etc.).

Ce ați scris în căutare trece singur în câmpul potrivit. Fișa se creează pe loc, iar programarea se leagă de ea.

De ce așa: o programare legată de fișă ajunge în istoricul pacientului, în planul lui, la încasare și în fișa 043/e. Una scrisă doar cu un nume nu ajunge nicăieri.

Dacă numărul de telefon e deja al altui pacient, fereastra vă spune cine îl are, cu un clic pe el: alegeți-l, ca să nu faceți a doua fișă pentru același om. Un părinte și un copil pot avea același număr — atunci continuați cu pacientul nou.

Pe vederea „Săptămână” cardul se poate trage și în altă zi.

Dacă la noua oră medicul are deja o programare, lângă cursor apare mesajul de suprapunere, cu „Mută oricum” (dacă clinica permite) și „Renunț”.

Din fereastra programării: apăsați cardul, apoi „Editează”, schimbați „Medic”, „Data” sau „Ora” și apăsați „Salvează programarea”.

Dacă în Setări → Notificări e pornită regula „Reprogramare”, pacientul primește singur mesajul cu noua oră.

Pentru toate programările de mâine deodată, folosiți lista de sunat: ecranul Listă de așteptare, fila „De confirmat” — Cum confirm programările zilei următoare.

Când marcați „Sosit” un pacient care mai are o programare azi, aplicația întreabă „Pacientul mai are o programare azi” — „Da, marchează” le marchează pe amândouă.

„Întârzie” se pune când pacientul a anunțat că întârzie. Ce înseamnă fiecare status: Cum citesc statusurile.

Cu dreptul „Marchează procedurile ca efectuate” (implicit medicul, asistentul și recepția), „Finalizat” nu închide programarea pe loc, ci deschide vizita pacientului, în tratament. De acolo se închide programarea. Fără acest drept, „Finalizat” o închide direct.

De ce: doar ce se confirmă la scaun devine de plată. O programare închisă fără să spună nimeni ce s-a lucrat nu ar apărea corect la încasare.

Dacă procedurile nu au fost confirmate, panoul arată „Confirmă procedurile (…)” (pentru medic) sau „… proceduri neconfirmate: medicul sau recepția trebuie să spună ce s-a făcut, altfel nu apar de încasat.”

Dacă clinica a ales confirmarea consumului, caseta cu materialele din fișa tehnică se deschide singură la „Finalizat” — vezi Cum trec materialele folosite.

Lista caută în tot calendarul, nu doar în ziua de pe ecran, și arată data, ora și medicul. La clic, calendarul sare în ziua ei și îi deschide panoul.

Cât scrieți, cardurile de pe ecran care nu se potrivesc devin palide.

Motivul e opțional, dar rămâne pe programare („Motivul neprezentării: …”). De ce o listă și nu text liber: așa se poate număra de ce pierde clinica programări. Lista o alege clinica în Setări → Clinică → Program, „Motive de neprezentare”.

Dacă în Setări → Notificări e pornită „Follow-up neprezentare”, pacientul primește mesajul singur.

Programarea rămâne pe zi, în culoarea ei, cu motivul — rămâne urma că pacientul a anulat sau că medicul a lipsit. Ca s-o scoateți cu totul din orar, vezi Cum scot din orar o programare greșită.

Dacă clinica a pornit „Umple automat la anulare”, imediat după anulare se deschide „Loc eliberat — cine de pe listă?” — Cum ofer un loc eliberat.

Dacă în Setări → Notificări e pornită „Confirmare anulare”, pacientul primește mesajul singur.

„Elimină” scoate programarea din zi — de exemplu una făcută din greșeală. Nu se pierde: o găsiți în Jurnal, fila „Șterse”, iar panoul ei arată „Restaurează”, care o pune înapoi.

Durata se schimbă din 5 în 5 minute. Sau: apăsați cardul, „Editează”, și schimbați „Durată (minute)”.

„schimbă”, de lângă numele pacientului, vă lasă să alegeți alt pacient. Programările vechi făcute fără fișă arată „Programare fără fișă:” și vă cer să alegeți pacientul din listă.

Prețul vine din tarifar și se poate schimba. Un preț mai mic decât cel din tarifar e o reducere și cere dreptul „Aplică reduceri”; peste pragul clinicii, încă unul. Fără drept, salvarea e refuzată cu un mesaj. Prețul procedurilor din plan nu se schimbă din calendar.

Notița se pune deasupra celor vechi, cu ziua și ora în față — notițele programării devin un mic jurnal. Pe hârtia tipărită apare doar ultima.

Încasarea se deschide cu procedurile programării deja alese. „Chitanță” tipărește bonul încasării legate de această programare, nu ultima plată a pacientului.

Se deschide o programare nouă cu același pacient, medic, oră și durată. Programarea de la care ați pornit rămâne neatinsă.

Secțiunea apare doar când pacientul are un plan de tratament acceptat, cu procedurile încă neprogramate (dinții, prețul și durata fiecăreia). Prețul devine suma procedurilor bifate și nu se schimbă aici — e prețul din plan. Durata se propune din plan, dar o puteți schimba.

Puteți porni și din fișa pacientului: butonul de programare al unui rând din plan (sau al rândurilor bifate) deschide calendarul cu pacientul și procedurile deja alese. Sus apare „Programezi pentru: …” — alegeți un interval liber; „Renunță” anulează.

O procedură din plan stă pe o singură programare. Dacă o bifați deși e deja programată în altă zi, apare „Procedură deja programată”, cu ziua ei. „Mută aici” o ia de pe programarea veche și o pune pe cea nouă.

Lista ține cont de programul medicului, de pauză și de orele în care nu e disponibil. Dacă e goală, scrie „Nicio oră liberă în programul acestui medic.”

Dacă ora aleasă a fost ocupată între timp, sub „Ora” scrie „Intervalul pare ocupat”.

Pentru golurile tuturor medicilor dintr-o zi, vezi Cum umplu un gol din program.

Lista „Status” din fereastra de programare pune programarea direct în orice stare de lucru — de exemplu „Confirmat”, dacă pacientul a confirmat chiar la telefon, sau „Sosit”, pentru cine a venit fără programare.

Dacă ora e deja ocupată, vezi Cum procedez când intervalul e ocupat.

• „Interval ocupat” — medicul are deja o programare care se suprapune; fereastra arată cu cine. „Programează peste” e util la urgențe, când medicul preia doi pacienți deodată.
• „În afara programului” — ora nu e în programul medicului. „Programează oricum” salvează și așa, fiindcă uneori clinica rămâne peste program.

Dacă butoanele nu apar și scrie „Clinica nu permite suprapunerea programărilor” sau „Clinica nu permite programări în afara programului”, clinica a oprit această posibilitate (Setări → Clinică → Program, „Regulile calendarului”).

Intervalul poate fi la 1, 2, 3, 4, 6, 8 sau 12 săptămâni, cu până la 24 de vizite. Toate programările seriei apar marcate „NOU”.

Dacă una din datele de mai târziu se suprapune cu altă programare, ea nu se creează; doar prima dată din serie vă oprește cu „Interval ocupat”. După salvare, fereastra „Seria e salvată, cu goluri” spune câte programări s-au pus și ce date au fost sărite. Puneți-le de mână, la altă oră sau în altă zi, apoi apăsați „Am înțeles”.

Evenimentul ocupă intervalul medicului, se desenează hașurat și nu intră în numărul de programări al zilei.

Pacienții cu cont în portal își pot cere singuri o programare. Ea intră în calendar ca „Cerută de pacient” — nu ca programare acceptată — ca să nu poată umple cineva ziua unui medic cu ore pe care clinica nu le-a hotărât. După „Programat” e o programare obișnuită.

Dacă ora nu convine, mutați-o sau anulați-o, ca pe oricare alta. Toate cererile, cele mai apropiate întâi, sunt și pe ecranul Listă de așteptare — Cum confirm o programare cerută de pacient.

Un medic poate avea în program un bloc rezervat unui tip de lucru — de exemplu dimineața doar pentru consultații. Într-un astfel de interval, lista de proceduri se restrânge la cele potrivite. Nu e o interdicție: „Arată toate” aduce tot tarifarul, pentru o urgență; „Doar tipul permis” restrânge din nou.

Unele proceduri cer un acord informat semnat. Dacă pacientul nu l-a semnat, fereastra de programare îl numește. Programarea se poate salva și fără el.

Trecând doar cu mouse-ul peste un card vedeți un rezumat. Panoul, deschis lângă card, arată:

• alergiile și alertele pacientului, înainte de orice;
• „Pe radiografii, netratate:” — constatările din studiile de imagistică încă netratate, fiecare cu legătură spre studiu (doar cu modulul de raport imagistic și dreptul „Vede ședința de dimineață”);
• ziua, ora, durata, procedurile cu prețul lor și totalul („achitat” dacă e plătit);
• telefonul pacientului și persoanele care pot fi informate;
• notițele programării;
• „Datele pacientului” și „Deschide vizita” (sau „Fișa 043/e lipsește — deschide vizita”);
• butoanele de status;
• „Materiale folosite” (dacă clinica folosește modulul de stoc);
• jos: „Editează”, „SMS”, „Trimite în chat”, „Dublează”, „Elimină”.

Cine are dreptul „Vede jurnalul de activitate” vede sus două file: „Detalii” și „Istoric”.

Semnele de pe card:

• pulsează roșu — pacientul n-a venit la un sfert de oră (sau cât a ales clinica) după ora programării; pulsează verde — așteaptă în sală;
• „NOU” — programarea abia creată, câteva secunde;
• numele unui cabinet (de exemplu „Cabinet 3”), cu ⚠ când e ocupat de altă programare la aceeași oră;
• după finalizare: o foaie cu semn de exclamare — „Fișa 043/e necompletată”; un portofel — „De achitat la recepție”; o listă — „Proceduri neconfirmate”.

Legenda arată și numărul de programări din ce vedeți („12 azi”, „58 săptămână”, „230 luna”). Pauzele, blocajele și programările anulate nu intră în număr.

Numele, semnul și culoarea fiecărui status le poate schimba clinica în Setări → Personalizare → Statusuri și culori. Statusurile nu se adaugă și nu se șterg: de ele depind încasările, fișa 043/e și rapoartele.

Dacă serviciul are fișă tehnică, lista vine deja completată („Precompletat din fișa tehnică a serviciului.”).

După descărcare, „Corectează” schimbă cantitățile, iar „stornează” pune materialele înapoi în gestiunea din care au fost luate, ca mișcare separată.

• „SMS” deschide aplicația de mesaje a dispozitivului cu numărul pacientului — mesajul îl scrieți și îl trimiteți dumneavoastră.
• „Trimite în chat” trimite programarea (pacient, zi, oră, procedură, medic) în chatul echipei. Apare doar dacă clinica are chatul de echipă și aveți dreptul „Folosește chat-ul intern”.

Mesajele automate către pacienți — confirmarea programării, reamintirea dinainte, reprogramarea, anularea — pleacă singure, după regulile din Setări → Notificări. Pe clinica demonstrativă nu pleacă niciun mesaj.

Vedeți fiecare schimbare, în cuvinte: cine a mutat-o, de la ce oră la ce oră, alt medic, alt preț, ce procedură s-a legat de ea. „Detalii” vă întoarce la panou.

Aplicația verifică întâi dacă omul are deja o fișă: dacă da, vi-l arată; dacă e altă persoană, se face una nouă. Celelalte programări cu același nume și număr se leagă și ele.

• „Zi” — toți medicii unul lângă altul. Aici se lucrează cel mai mult.
• „Săptămână” — aceeași grilă pe șapte zile. Cu mai mulți medici, deasupra apare „Alege un medic ↓”: apăsați numele unui medic ca să-i vedeți săptămâna pe zile late; „Toți” îi aduce înapoi. Apăsați capul unei zile ca s-o deschideți în „Zi”.
• „Lună” — pe fiecare zi, câte programări sunt și primele trei nume („+… mai târziu” pentru restul). Apăsați o zi ca s-o deschideți. Zilele în care clinica e închisă sunt marcate „închis”.
• „Agendă” — săptămâna ca listă, zi cu zi, de citit la telefon cu pacientul. Zilele lucrătoare libere rămân pe listă cu „liber”; butonul + de lângă fiecare zi face o programare în ziua aceea.

Calendarul ține minte unde ați rămas — ziua, vederea, mărimea grilei și medicii aleși — cât timp e deschisă fila browserului. Când vă întoarceți din fișa unui pacient, regăsiți aceeași zi.

Săgețile mută cu o zi în „Zi”, cu o săptămână în „Săptămână” și „Agendă”, cu o lună în „Lună”.

Ca să-i aduceți înapoi pe toți, deschideți din nou meniul și alegeți „Toți medicii”.

Mai repede: apăsați numele unui medic în capul coloanei lui, pe vederea pe zi — rămâne doar el. Al doilea clic îi aduce înapoi pe toți.

Dacă clinica are grupe de medici, ele apar în același meniu, sub „Grupe”: un clic pe grupă lasă doar medicii ei — Cum fac o grupă de medici.

Grupele sunt ale clinicii, pentru toți, și se pot schimba și din Setări → Personalizare → Aspect. Un medic poate fi în mai multe grupe. „Pornește de la specialități” propune grupe după specialitatea scrisă în fișa medicilor; fără grupe făcute de clinică, aplicația le propune singură așa.

„Încap toți” strânge toate coloanele pe lățimea ecranului; apăsat din nou, coloanele devin late și grila se derulează în lateral. Lista alege cum se așază două programări care se suprapun.

Aceste alegeri sunt ale dumneavoastră și rămân pe calculatorul pe care lucrați. Stilul cardurilor („Compact”, „Coloane egale”, „Lățime plină”) se alege în Setări → Cont → Aspectul meu.

• ☕ — pauza de masă;
• „🚫 indisponibil” — o oră în care medicul nu e disponibil;
• 🌴 — concediu aprobat, peste toată coloana;
• linia orizontală — ora curentă.

Sub legendă, un rând spune ce e de știut despre ziua deschisă: motivul, cu 🚫, când clinica e închisă, sau „Nicio programare în această zi”, cu îndemnul să apăsați un interval liber.

Un clic în zona hașurată tot face o programare — clinica mai rămâne peste program —, dar la salvare apare „În afara programului”.

„Ora start” și „Ora final” sunt programul medicului. Pauza și blocurile sunt doar pentru ziua deschisă; celelalte zile rămân cu ce scrie în fișa lui.

• Un bloc cu nume (de exemplu „Cabinet 3”) e o parte a programului, desenată cu numele ei; „Permite doar” îl rezervă unui tip de lucru (de exemplu „Consultații”).
• Un bloc fără nume e o oră în care medicul nu e disponibil („🚫 indisponibil”) — nu se oferă la „Ore libere” și nici în portal.
• „Se repetă”, cu zilele bifate (Lu … Du), pune blocul pe acele zile ale săptămânii; fără nicio zi bifată, e „doar azi”.

Vedeți orele de lucru, pauza de masă, blocurile, zilele în care clinica e închisă, concediul și turele sau gărzile din fiecare zi — cum le-a pus clinica. Ecranul doar arată; programul îl schimbă administratorul.

Ordinea se salvează pentru toată clinica — e aceeași cu cea din Setări → Echipă → Membri. Cere dreptul „Editează fișele de personal”.

Coloanele lor rămân separate, cu pacienții fiecăruia, dar sunt colorate la fel, cu „Cabinet comun” în cap. „Desparte” (în fereastră sau în capul coloanei) le desface. Marcajul e doar pentru ziua deschisă și doar pe calculatorul dumneavoastră.

Butonul apare doar la clinicile care au această funcție și când pe ecran sunt cel puțin doi medici.

Calendarul arată doar membrii echipei cu această bifă. Dacă nu apare niciun medic, ecranul spune „Niciun medic afișat în calendar.” Un medic în concediu aprobat apare cu coloana acoperită de 🌴.

Se tipărește un tabel cu ora, pacientul, telefonul, serviciul, medicul, statusul și ultima notiță — de pus la ușa cabinetului. Programările anulate și blocajele nu apar. Luna nu se tipărește, fiindcă pe ea se văd doar primele nume din fiecare zi.

Dacă browserul blochează fereastra de tipărire, permiteți ferestrele noi pentru aplicație și încercați din nou.

Setările clinicii le schimbă cine are dreptul „Modifică setările”. Vederea, suprapunerea și densitatea implicite sunt doar ce primește un cont care n-a ales încă; alegerea fiecăruia rămâne a lui.