Stocuri

Tot ce cere o persoană într-o lună formează o singură cerere, afișată ca un card. Verificați luna din colțul cardului înainte de „Cerere”. „Categorie” și „Notă” sunt opționale.

Alegeți materialul din listă ori de câte ori există: așa poziția preia unitatea, categoria și furnizorul și poate fi livrată. Un nume scris liber rămâne text — se poate aproba, dar nu se poate livra cât timp nu e legat de un material din stoc.

Cine are dreptul „Gestionează stocul” poate cere și în numele altcuiva, din „Pentru medicul”.

Stările unei cereri: „Solicitat”, „Aprobat”, „Comandat”, „Livrat”, „Respins”. „Comandat” apare doar prin comanda lunii, „Livrat” doar prin livrarea la cabinet.

„Gestiune” înseamnă „Depozit central”, depozitul unei filiale („Depozit · …”, doar dacă clinica are mai multe filiale) sau cabinetul unui medic.

Sus, plăcile rezumă gestiunea aleasă: „Total materiale”, „🔴 Stoc critic”, „🟡 Sub prag” și, pentru cine vede prețurile, „Valoare stoc” la prețul de cost.

Coloana „Zile” arată câte zile mai ajunge materialul, din consumul înregistrat. Semnul „comandă acum” apare când, ținând cont de termenul de livrare al furnizorului, comanda trebuie dată astăzi.

Butonul „Scanează” caută materialul după codul de bare (cu un cititor USB sau cu camera). Dacă nu există, vă oferă să-l adăugați cu acel cod.

Filtre: „Toate”, „🔴 Critic” (sub jumătate din prag sau sold negativ — un telefon de dat azi), „🟡 Scăzut” (sub prag — pe următoarea comandă), „🟢 OK”; apoi „Furnizor” (inclusiv „⚠ Fără furnizor”), „Grupă”, „Locație”, „Ordine” („Alfabetic”, „Recent recepționate”, „Sub prag întâi”, „Valoare mare întâi”) și „Doar sub minim”.

Pictograma ceas de pe rând deschide istoricul complet al materialului: fiecare mișcare, cu data, cantitatea, de unde și unde, motivul și cine a făcut-o.

Dacă marfa vine pe o comandă, porniți mai bine de la „Marfa a sosit” pe comandă sau de la „Recepționează” din „Intrări” → „Marfă și facturi” → „Comenzi în așteptare”: pozițiile rămase de primit se completează singure.

De ce doi pași: un preț greșit devine pe loc costul fiecărei lucrări și valoarea stocului. „Aprobă lista” doar îngheață lista; abia al doilea buton bagă marfa în depozit. Până atunci vă întoarceți cu „← Înapoi la editare”.

Un material care nu e încă în catalog: alegeți „— material nou —” și scrieți denumirea. Pentru un material cumpărat la cutie, alegeți pe rând dacă scrieți cantitatea în cutii sau în bucăți — vezi stocul în bucăți.

Când clinica are mai multe filiale, „Depozit” alege unde intră marfa — vezi depozitul unei filiale.

„Recepție” cere dreptul „Înregistrează achiziții și facturi”.

Codul se caută în codul de bare, în „SKU (cod intern)” și în „Cod la furnizor” ale materialelor. La fiecare scanare:

• un material care e deja pe listă primește +1 în unitatea rândului — o cutie, dacă rândul e în cutii;
• un material nou ocupă un rând gol sau se adaugă la final, cu prețul din fișa lui;
• un cod necunoscut afișează „Niciun material cu codul … Adaugă-l ca material nou pe o linie.” — adăugați-l de mână, cu „— material nou —”.

Enter-ul cititorului nu trimite formularul, deci puteți scana fără grijă.

Returul scoate doar cantitatea returnată, din depozitul în care intrase marfa, la prețul de pe factură. Fereastra arată cât a intrat pe rând și cât s-a returnat deja, iar jos — cu cât scade datoria către furnizor.

Datoria la „De plătit furnizori”, plata pe factură și prețul mediu scad cu valoarea returnată. Pe factură, rândul arată „↩ returnat …”.

Nu se poate returna mai mult decât a intrat pe rând, nici mai mult decât e acum pe raft în acel depozit. Butonul lipsește pe un rând fără material din catalog și pe unul returnat integral.

Marfa iese înapoi din depozit. Dacă a fost deja folosită, soldul rămâne negativ până la următoarea inventariere — o greșeală vizibilă și corectabilă.

„Traseul mărfii” de pe o factură arată unde au ajuns materialele de pe ea. Sub recepții, „Preț mediu de cumpărare” compară media ponderată (din care se face costul unei lucrări) cu ultimul preț plătit — o abatere mare înseamnă că furnizorul a scumpit.

Dacă serviciul are fișă tehnică, lista vine precompletată („Precompletat din fișa tehnică a serviciului.”).

O programare are o singură descărcare: „Corectează” o înlocuiește, nu scade de două ori. Ca să puneți totul înapoi, apăsați „stornează” → „Stornează consumul”: materialele se întorc în gestiunea din care au plecat.

Descărcarea cere dreptul „Gestionează stocul”; cine doar vede stocul vede ce s-a descărcat.

După ce alegeți medicul, vedeți ce a cerut și i s-a aprobat, cât e „În depozit” și cât i s-a livrat deja. Bifați „Adaugă și alte materiale” pentru ceva necerut.

Materialele trec din depozit în stocul medicului, iar cererile se închid ca „Livrat” în același pas.

Când clinica are mai multe filiale, „Din depozitul” alege de unde pleacă marfa — implicit depozitul filialei medicului. Nu se livrează niciodată din cabinetul altui medic.

„Aprobă (N)” aprobă toate produsele încă nedecise. „Readu în solicitare” retrage o aprobare dată din greșeală; produsele respinse se pot readuce oricând.

Apăsați pe numele solicitantului ca să desfaceți lista: fiecare rând are propriile butoane, pentru a aproba, respinge, corecta („Modifică produsul”) sau retrage un singur produs.

Tot aici, coloana „Furnizor” alege pe fiecare rând firma de la care se cumpără — vezi furnizorul din cerere.

Butoanele cer dreptul „Gestionează stocul”.

Cererile aprobate ale lunii se adună în câte o comandă în ciornă pentru fiecare furnizor; produsele identice cerute de mai mulți medici se însumează. Un material cumpărat la cutie se comandă în cutii întregi, rotunjit în sus.

Cererile trec în „Comandat” și nu mai pot fi retrase de cine le-a făcut. Ciornele sunt în „Comenzi la furnizori”.

„Tipărește” scoate pe hârtie cererile lunii. „Comanda lunii” apare doar când există cereri aprobate și aveți dreptul „Înregistrează achiziții și facturi”.

Comanda lunii împarte cererile pe furnizori exact după această coloană. Se poate schimba cât timp produsul e „Solicitat” sau „Aprobat”. Coloana se vede doar cu drepturile „Gestionează stocul” și „Vede prețurile și furnizorii din stoc”.

Lista de bifat se numește „Cereri aprobate — bifează ce intră în comandă:”.

Stările: „Ciornă”, „Trimisă”, „Primită parțial”, „Primită”, „Anulată”. La o livrare parțială, butonul devine „A mai venit”.

• „Copiază” face o ciornă nouă cu aceleași poziții și prețurile de azi;
• „Anulează” cere motivul; comanda rămâne în listă ca anulată;
• o ciornă se poate edita sau șterge, o comandă trimisă nu.

Filtre: „Toate”, „Ciorne”, „Trimise”, „Primite”, „Anulate” și „Ordine”.

Se face câte o ciornă pentru fiecare furnizor, cu cantitatea rotunjită la ambalaj. Materialele fără furnizor ajung într-o ciornă separată — cineva trebuie să aleagă de unde se cumpără. Butonul apare doar când există stoc critic.

Facturile neachitate sunt grupate pe document; coloana „Vechime” se colorează după 30 și 60 de zile. O plată parțială lasă restul pe listă. Factura se achită întreagă, nu pe poziții: suma se împarte singură pe pozițiile ei, după cât a rămas de plată pe fiecare. Un retur scade datoria.

Fiecare plată rămâne aici — data, furnizorul, documentul, suma și cine a plătit — chiar după ce factura dispare de sus. Rândurile marcate „înainte de istoric” rezumă ce se plătise pe o factură înainte să existe acest jurnal.

Datoriile și plățile se văd doar cu dreptul „Vede prețurile și furnizorii din stoc”.

• „Sub minim” — materialele la sau sub prag;
• „Expiră curând” — loturile cu termen în următoarele 90 de zile; „Casează” scoate lotul expirat, cu motivul deja completat;
• „Verificare stocuri” — solduri negative, loturi care nu adună cât soldul, materiale incomplete: registrul nu se potrivește cu el însuși;
• „Stoc fără mișcare” — materiale neconsumate de peste 90 de zile, cele mai scumpe întâi.

Fila „Alerte” se vede cu dreptul „Gestionează stocul”.

Lista arată doar ce are gestiunea sursă. Pentru un singur material, folosiți „Mută” de pe rândul lui din „Materiale”.

Marfa se întoarce de unde a plecat; în registru rămâne o corecție. Butonul există doar pentru livrări, retururi și transferuri — un consum se stornează din programare, o casare se repune din „Casări”.

Tabelul are materialele pe rânduri și gestiunile pe coloane, inclusiv depozitele filialelor, când există.

Fiecare filială are depozitul ei, o gestiune ca oricare alta: sold, mișcări, loturi și inventariere proprii. Lista apare doar când clinica are mai multe filiale; o clinică cu una singură vede doar „Depozit central”. Depozitul unei filiale retrase rămâne în listă cât timp mai ține marfă.

Livrarea la cabinet pleacă implicit din depozitul filialei medicului. Consumul automat la finalizarea unei lucrări ia întâi din cabinetul medicului, apoi din depozitul filialei vizitei, apoi din depozitul central.

Numărul ciclului e cel de pe banda aparatului. Ciclurile necitite stau sus. Dacă un test pică, ecranul vă avertizează: trusele din acel ciclu trebuie resterilizate, iar pacienții pe care s-au folosit — găsiți. „Tipărește registrul” scoate registrul pentru controlul sanitar.

Mai jos, „Aparate” ține autoclavele cu seria, validarea și „Următoarea revizie”, iar „Truse de instrumente” ține trusele după codul de pe pungă. Ele nu se șterg — se scot din uz, ca istoricul să rămână întreg.

Fila „Sterilizare” se vede cu dreptul „Înregistrează cicluri și truse”.

Așa, la întrebarea „cu ce ați lucrat pe pacientul acesta”, răspunsul e pe ecran.

Același lucru, de pe rândul unui material: „Mută” → „Casează”. Motive: „Expirat”, „Deteriorat”, „Contaminat / nesteril”, „Spart la manipulare”, „Consumat”, „Pierdut”, „Alt motiv”.

Casarea e tot ce iese din stoc fără să ajungă la un pacient. Lista e în „Control” → „Inventariere și casări” → „Casări”. O casare greșită se întoarce cu „Repune” → „Repune în stoc”: casarea rămâne în registru, alături de o corecție care o anulează.

Soldul nu se rescrie: se adaugă o mișcare de corecție pentru diferență, cu motivul ei. Cantitatea unui material se schimbă doar prin mișcări, ca fiecare cifră să aibă un rând în spate.

La deschidere, cantitățile scriptice se îngheață. Foaia de numărat nu conține scripticul, ca cel care numără să nu-l copieze. La scanare, cursorul sare pe rândul materialului. „Pe locație” merge raft cu raft; „Doar diferențe” ajută la verificare.

Fereastra de închidere arată câte poziții sunt numărate și diferențele în plus și în lipsă. Pozițiile nenumărate rămân neatinse. „Proces-verbal” tipărește documentul de semnat.

Ca să vă opriți fără să schimbați nimic: „Renunță” → „Renunț la numărătoare”. Stocurile nu se ating, iar ce ați numărat rămâne pe foaie.

• plăcile „Consum (cost)”, „Intrări (cost)”, „Mișcări consum” și „Valoare stoc acum” — o placă goală spune de ce e goală;
• „Balanța valorică” — valoarea la început, intrările, ieșirile și valoarea acum;
• „Top materiale consumate (după cost)”, cu clasificarea A/B/C — materialele A duc grosul costului;
• „Trend consum lunar”.

„Unitate măsură” vă sugerează unitățile deja folosite în clinică, ca să nu ajungeți la „buc”, „bc” și „buc.” pe trei materiale. Alte câmpuri: „Nivel maxim (comandă)”, „Consum săptămânal”, „Locație/Raft”, „Data expirare”, „SKU (cod intern)”, „Cod la furnizor”.

Furnizorul care nu există încă se creează pe loc, din listă: „Adaugă furnizor nou…”. Pentru implanturi bifați „Este implant” și completați producătorul, sistemul, diametrul și lungimea. Sub „Furnizori și prețuri” puteți trece același produs la mai mulți furnizori; cel mai ieftin primește eticheta „cel mai ieftin”.

De aici înainte:

• stocul se vede în bucăți și, dedesubt, în cutii (ex. „3 Cutie + 40 buc”);
• la recepție, pe fiecare rând alegeți dacă scrieți cantitatea în cutii sau în bucăți; prețul se scrie pe unitatea aleasă și se convertește singur;
• „Comandă cele critice” și comanda lunii comandă cutii întregi, rotunjit în sus, cu prețul pe cutie.

Un material vechi, ținut încă în cutii (cu „Unitate ambalare” completată), are în formular butonul „Treci stocul în bucăți”. Fereastra arată „Acum” și „După”: toate cantitățile lui — sold, istoric, loturi, cereri, fișe tehnice — se înmulțesc cu numărul de bucăți din cutie, iar prețul pe unitate se împarte, deci valorile rămân aceleași.

Sub pragul minim, materialul devine „Sub prag” și apare în clopoțel. Nivelul maxim e până unde se completează la o comandă sugerată; gol, se comandă până la dublul minimului.

Ca să nu le puneți de mână pe toate: meniul „⋯” → „Praguri din consum”. Aplicația propune un prag pentru fiecare material fără prag, din consumul real pe durata livrării plus rezerva din „Setări stoc”. Pragurile puse de mână rămân neatinse.

Se recunosc coloanele Denumire, U.M., Stoc minim, Preț, Categorie și Stoc.

Tot în „⋯”: „Furnizor în masă” leagă mai multe materiale de aceeași firmă dintr-o dată, iar „Praguri din consum” e descris la prag.

Când aceeași denumire apare de mai multe ori, lângă butoane apare „N duplicate” (cu dreptul de ștergere): din el contopiți intrările — stocul, mișcările și loturile trec pe materialul păstrat.

Butonul există doar cu dreptul „Șterge articole / stoc”. Ștergerea e refuzată dacă materialul are deja mișcări: un raft care a ținut ceva e un document. Dacă mai e stoc, mutați-l sau casați-l întâi.

Fișa precompletează lista pe programare; ce se descarcă rămâne ce confirmă medicul. Fișa stă pe serviciu, nu pe numele lui, deci nu se pierde dacă serviciul e redenumit.

• „Manual” — fișele tehnice nu se aplică automat;
• „Automat cu confirmare” — la marcarea lucrării „Finalizat” apare caseta cu materialele din fișă; ajustați și confirmați;
• „Automat silențios” — materialele din fișă se scad direct. Rapid, dar mai puțin exact.

Descărcarea se scrie în istoric cu pacientul și serviciul și se poate anula.

Din „Zile livrare” se calculează când trebuie dată comanda ca materialul să nu se termine. Fiecare furnizor arată câte materiale îl au, achizițiile, valoarea stocului de la el și câte materiale ale lui sunt sub minim. Un furnizor cu care nu mai lucrați se debifează „Activ”: rămâne în istoric, dar nu mai apare la comenzi și recepții noi.

Parametrii: „Rezervă la prag”, „Termen livrare implicit”, „Avans la reaprovizionare”, „Fereastra consumului”, „Avertizare expirare”. Din ei ies zilele rămase, pragul propus, semnalul „comandă acum” și avertizarea de expirare. „Valorile implicite” revine la cele inițiale.

Pe aceeași filă, „Grupele de materiale” stabilește grupele după care se caută și se grupează costurile.

Ecranul are șase file — „Stoc”, „Aprovizionare”, „Intrări”, „Mișcări”, „Control”, „Configurare” — și fiecare vede doar filele în care poate lucra. Un medic cu dreptul de a vedea stocul găsește raftul și propriile cereri.